社内経理と税理士への外注はどう分ける？内製化の判断条件・費用・必要資料を秋田市の税理士が解説

起業した社長が、会計入力をすべて自分で覚える必要はありません。まず売上を作りたい段階では、領収書・通帳からの記帳を税理士へ任せる方法があります。一方、請求や支払の件数が増え、毎日の入出金や承認を社内で管理する必要が出てきたら、経理担当者を置く意味が大きくなります。

社内経理と税理士への外注は、どちらか一方しか選べないものではありません。請求・支払承認・資料回収は社内、会計入力・税務判断・決算は当事務所という分担も考えられます。大切なのは、会社でしか分からない仕事と、専門家へ任せたい仕事を切り分けることです。

この記事では、経理を内製する判断条件、担当者を置く前に決めること、費用の考え方、切替時の資料と手順を説明します。秋田税理士事務所では、会計入力を丸投げする方法と、自社入力を行う方法の両方をご相談いただけます。

簿記を学ぶことと、社長が入力を担当することは別です

経営者にとって、売上、利益、現預金、未回収代金、借入返済を理解することは重要です。ただし、これらを確認することと、すべての取引を勘定科目に分けて入力することは別の仕事です。入力する時間が増えるほど会社の数字を見なくなるなら、目的と手段が逆になっています。

起業直後から経理部を作れなくても、資料を残す、支払を承認する、不明点に答える、出来上がった数字を見るという仕組みは作れます。当事務所へ記帳を任せれば、社長は入力の操作を覚える時間を減らし、事業の判断に集中できます。

経理を社内に置くか考える、5つの判断条件

1．毎日または毎週、会社内で判断する仕事が増えている

支払期日、取引先ごとの入金状況、仕入や外注への発注、立替精算など、すぐに確認したい情報が増えると、社内に管理担当者を置く利点があります。これらは月次の会計入力とは別に、日々の事業を止めないための仕事です。

外部へ資料を渡したらすべての入金管理も完了する、と考えないでください。どの情報を、いつまでに、誰が必要とするかから社内の担当範囲を決めます。

2．社長が承認と入力を一人で抱えている

社長が支払先を決め、請求書を集め、入力し、残高まで照合していると、忙しい月にどこかが止まります。資料回収と一覧作成を担当者へ移し、社長は承認と判断に集中する分担を考えます。入力まで社内に移すかは、担当者の時間と知識を確認してから決めて構いません。

3．部門・案件別の数字を早く見たい

工事別の原価、店舗ごとの売上と人件費、商品ごとの仕入など、経営で見たい単位が増えた場合は、資料の発生時点で区分する仕組みが必要です。後から通帳だけで振り分けようとしても、会社でしか分からない情報は補えません。

どこまで会計へ反映するか、会社では何を記録するかを当事務所と整理してください。部門別・案件別の集計をどの方法と範囲で支援できるかは、必要な情報を伺って個別にご案内します。標準の記帳だけで、あらゆる管理表が自動的に出来上がるという説明はしません。

4．担当者を置いても、確認する人を確保できる

経理担当者一人だけが、通帳、カード、会計ソフト、支払のすべてを把握する状態は避けます。担当者が休んでも資料の場所と未処理の内容を確認でき、支払を別の人が承認できるようにします。人を採用することと、管理体制を作ることは同じではありません。

5．繁忙期を含めて継続できる仕事量がある

取引の少ない月だけでなく、決算・年末調整・賞与・設備購入のある月を見ます。売上が一定額を超えたら必ず内製すべきという線は引けません。入力件数、必要な締めの速さ、社内担当者の能力、確認する税理士の役割を合わせて判断します。

内製・外注・分担の3つを、同じ業務で比べる

どの場合も、会社の最終的な支払承認や、取引の事実を確かめる役割は必要です。債権回収や請求書発行まで標準の会計入力に含まれるわけではありません。給与計算や振込代行等を追加する場合も、資料の確定と承認の担当を別に確認します。

経理担当者を置く前に決めておきたい役割

単に「経理を全部お願いする」という依頼では、担当者が何を終えればよいか分かりません。とくに、支払を実行したことと、帳簿へ正しく反映したことは別です。業務の一覧を作り、完了の証拠がどこに残るかを決めると、引継ぎや外注への切替もしやすくなります。

人件費と外注費は、入力だけを切り出して比較しない

社内経理の費用は賃金だけではありません。会社が負担する保険料、採用・教育、パソコンやソフト、休暇時の代替、社長が確認する時間もあります。一方、経理担当者が請求・入金管理・総務などを兼ねていれば、その仕事すべてを記帳代行と置き換えることもできません。

比べるときは、記帳、資料回収、請求・支払管理、給与、申告の仕事を分けます。外注して残る社内作業まで費用ゼロとせず、誰が続けるかを確認してください。

仮定例：月30時間の経理を、役割ごとに分ける

月30時間の内訳を、資料回収5時間、請求・入金管理8時間、支払準備5時間、会計入力10時間、社長の確認2時間と仮定します。会計入力10時間を外へ移しても、残る20時間すべてがなくなるわけではありません。記帳を当事務所へ任せ、社内担当者は日々の請求・支払・資料回収を中心に進めるなど、必要な仕事を組み直します。

これは業務を整理するための仮定で、実際の削減時間や当事務所の対応時間を示すものではありません。入力を外注した後の質問対応、担当者による資料確認の時間も含めて検討します。

当事務所へ入力を任せる場合の料金

当事務所の創業支援料金では、法人の売上1,000万円未満は月額顧問料20,000円、決算等120,000円、法定調書・償却資産申告対応30,000円で、年間基本合計390,000円（消費税別）です。会計入力は年間500仕訳までの条件で、超過分は100仕訳当たり12,000円、ファイル整理がない場合は15,000円です。

消費税申告、給与計算、納付サポート等は追加業務の区分があります。役員のみ1名の給与計算は月額10,000円で、勤怠集計・管理は含まずグループ会社で受け付けます。創業支援料金の適用、受任時期、資料量、決算月も確認するため、会社の業務一覧を見せていただくと必要な範囲を絞ってご提案できます。

自社入力を行う場合も、記帳代行料だけで総費用を判断しないでください。社内の確認、当事務所へ相談する範囲、決算時に必要な修正を整理して契約内容をご説明します。詳しい金額・条件は料金表、費用の読み方は経理丸投げ費用のガイドをご確認ください。

内製へ移すとき・外注へ移すときの切替手順

1．切替日と、処理済みの最後の月を決める

「来月から担当変更」だけでなく、先月分を誰が入力し、未処理の取引を誰が引き継ぐかを決めます。切替日と入力済みの月は別になる場合があるため、両方を記録してください。

2．残高と元資料を引き継ぐ

試算表・仕訳帳だけでなく、銀行残高、売掛・買掛の内訳、固定資産、借入の返済予定、給与資料等を確認します。残高が合っていない場合は、不明点として残し、理由が分からないまま調整しないことが大切です。

3．権限と、連絡する窓口を整理する

会計ソフト、銀行、カード、電子申告等について、会社側の管理者と必要な権限を確認します。誰の個人アカウントに依存しているか分からない状態は避け、引継ぎ資料にパスワードを無造作に並べず、安全な管理方法を決めます。

4．最初の月で、漏れと重複を確認する

引継ぎ後の一巡で、資料がいつ届き、不明点を誰へ確認し、どこで処理を終えたかを見ます。新担当者が始めた作業と旧担当者の残作業が重ならないようにします。担当者の退職がきっかけの場合は経理担当者の退職・引継ぎガイドもご参考ください。

相談時に見せていただきたい資料

月次の仕事は「入力済み」以外の状態も残す

入力した月だけを管理すると、残高差や資料待ちが隠れてしまうことがあります。資料受領、入力、残高照合、不明点の解消、社長の確認という状態を分けて記録すると、どこが止まっているかを説明しやすくなります。締切日は会社と当事務所で実際の運用に合わせて決めます。

経理担当者の評価も「早く入力したか」だけでなく、元資料と数字が対応し、社長や税理士が確認できる形になっているかを見ると、仕事の目的が明確になります。担当者へ任せるほど、社長が全部の詳細を覚えるのではなく、確認できる資料を会社に残すことが重要です。

• 月々の仕事と所要時間を大まかに書いた業務一覧
• 誰が入力・確認・承認しているかの担当表
• 直近の試算表、前期の決算・申告書、会計データの出力例
• 通帳・カード・売上請求書・外注請求書など、実際に使う資料
• 月次で見たい数字と、必要な時期
• 担当者の採用・退職・休職、拠点や事業の変更予定

人を採用する前でも、今の経理を外へ移すか迷っている段階でも構いません。ご自身で完成したマニュアルを作る必要はなく、何に時間がかかるか、どの作業が止まるかを教えてください。会社に残すべき判断と、当事務所へ任せる作業を整理します。

社内経理と税理士の分担についてよくある質問

経理担当者がいれば税理士は不要ですか。

社内入力ができることと、税務判断・申告を適切に完了できることは別です。担当者の範囲を確認したうえで、日々の疑問や決算・申告を当事務所へ依頼する方法をご提案します。

社長に簿記の資格は必要ですか。

資格を取ってから相談する必要はありません。入力は当事務所へ任せ、社長は利益・現預金・未回収代金・支払予定・借入返済を把握するところから始められます。自社で入力したい場合も、継続できる担当と確認方法を先に決めます。

内製化すれば、資料を保管しなくてよくなりますか。

いいえ。社内入力でも外注でも、取引の根拠資料は必要です。電子で受け取った請求書等は元データの保存方法も確認し、ソフトを変更しただけで過去の資料を削除しないでください。