法人の青色申告とは｜申請期限・欠損金の繰越と経理の進め方

結論｜法人の青色申告は、申請と日々の経理を一緒に考える

青色申告という名前から、特別な色の用紙を使う手続きだと思うかもしれません。しかし、経営者が確認したいのは用紙の色ではなく、税務署の承認を受け、取引を記録し、その記録に基づいて申告できる状態になっているかです。

株式会社でも合同会社でも、法人として手続きを確認します。代表者一人の会社だから個人の確定申告と同じになるわけではありません。個人事業主から法人成りした場合も、個人名義で受けていた青色申告の承認が、新しい法人にそのまま引き継がれるものではありません。

個人の「65万円控除」と法人の制度を混同しない

個人事業主の青色申告でよく見かける65万円・55万円・10万円の青色申告特別控除は、法人の利益から同じ金額を差し引く制度ではありません。法人では、欠損金を将来の所得から差し引く制度や、一定の税制の適用要件として青色申告が関係します。

インターネットで申請方法を調べる際は、見出しに「青色申告」とあっても、所得税の説明なのか、法人税の説明なのかを確認してください。個人向けの申請書の記載例を見ながら法人の書類を作ると、事業年度や帳簿に関する確認を誤るおそれがあります。

白色申告の法人にも記帳・保存は必要

青色申告にしなければ帳簿を作らなくてよい、ということではありません。法人には取引の記録と帳簿書類の保存が必要です。青色か白色かだけで、決算書の信頼性や融資の可否が決まるわけでもありません。

青色申告の承認を受けていても、売上の計上漏れや私的な支出の混入があれば直す必要があります。反対に、申請期限を過ぎて白色で申告する期でも、取引を正しく整理して申告することが大切です。制度の選択と、帳簿の正確さを別々に確認しましょう。

法人の青色申告の承認申請は、いつまでに提出するか

原則は、青色申告を始めたい事業年度の開始日の前日までです。新しく設立した法人には別の提出期限があるため、設立日と決算日を並べて確認します。「確定申告を出すときに一緒に選ぶ」と考えないことが重要です。

決算日が早い会社は「3か月ある」と思い込まない

設立から最初の決算までの期間は、必ずしも一年ではありません。取引先への説明や管理の都合で決算月を設定した結果、最初の事業年度が短くなる会社もあります。その場合は、設立後3か月の確認だけでは不十分です。

最初に、定款等で事業年度の終了日を確かめます。次に、設立日からの期限と比較し、早い方を申請日程へ入れます。提出に必要な情報を集める日、書類を確認する日、実際に送信する日も分けておくと、期限直前に不備が見つかる事態を減らせます。

設立から第1期末までが3か月に満たない場合には、翌事業年度の申請期限にも特例があります。第1期の期限を過ぎたからといって、第2期も間に合わないと決めつけず、設立日と第1期・第2期の終了日をそろえて確認してください。外国法人やグループ通算制度などは、別の取扱いを確認する必要があります。

すでに事業をしている会社は「来期」を先に決める

既存法人で申請を検討する場合は、まずどの事業年度から青色にしたいかを明確にします。今期の利益を見てから手続きを考えても、原則の期限を過ぎていることがあります。毎期の決算準備とは別に、来期へ向けた届出確認の予定を設けてください。

期限の判定は、会社の実際の日付、休日等の取扱い、該当する特例まで含めて行います。記事の一般ルールだけでぎりぎりの日を選ばず、設立や税務顧問の依頼が決まった時点で、提出済みかどうかを確認する進め方が実務的です。

申請書は「作った」から「提出を確認した」まで進める

書類がパソコンに保存されていることと、税務署に提出されていることは別です。まず控えの内容を見て、法人名、適用開始の事業年度、提出先が自社と合っているか確認します。そのうえで、送信や提出の記録と対応させてください。

準備する情報を一つのメモにまとめる

申請前には、法人の基本情報、設立日、事業年度、事業内容、帳簿をどこでどのように作成・保存するかを整理します。代表者と経理担当者で別々の情報を持っている場合は、定款や登記情報を基準に照合します。

会計ソフトを使う予定であっても、製品名だけ決めて終わりにはしません。誰が資料を集め、誰が入力し、誰が帳簿を確認するかを先に決めます。税理士事務所へ入力を任せるなら、その前提に合う記載と運用を確認してください。実際には用意しない帳簿や実行しない管理方法を、記載例のまま書くことは避けます。

e-Taxでも書面でも、控えを後から探せる形にする

申請はe-Taxで行う方法のほか、書面を持参・送付する方法があります。電子申請を使う場合は、利用に必要な準備と利用可能時間を確認し、送信後に受付状況を確認します。作成途中の画面や入力済みファイルだけを、提出済みの証拠にしないでください。

提出した申請書の内容と受付結果は、会社の設立関係書類と一緒に保存すると引き継ぎやすくなります。ファイル名に法人名、書類名、提出日を入れ、経理担当者や依頼先が変わっても確認できる場所に置きます。認証情報を誰にでも見える共有フォルダへ入れる必要はありません。

申請の受付と承認を区別する

送信が受け付けられたことと、承認の処分が行われたことは同じではありません。一方で、一定の日までに承認・却下の処分がなければ、承認があったものとみなす仕組みもあります。承認通知が見つからないという理由だけで、直ちに白色申告と判断することも適切ではありません。

提出控えはあるのに承認状況が分からない場合は、申請内容、提出日、対象事業年度、税務署からの通知を確認します。前の税理士事務所が申請した可能性があるなら、同じ申請を繰り返す前に引継ぎ資料を探してください。確認できた結果を一か所に記録することで、翌年も同じ確認をやり直さずに済みます。

欠損金の繰越控除｜赤字は金額と発生した期を管理する

青色申告の主な特典に、欠損金の繰越控除があります。一定の要件を満たす場合、過去の欠損金をその後の事業年度の所得から差し引けます。ただし、赤字の金額がそのまま現金で受け取れる制度ではありません。

会計上の赤字と税務上の欠損金は一致するとは限らない

損益計算書に赤字が表示されていても、その金額をそのまま繰り越せるとは限りません。会計上は費用でも税務上の損金にならない金額などを調整したうえで、法人税の計算上の欠損金を確認します。

経営者が見たいのは、決算書の当期損失だけではありません。法人税の申告書で欠損金がいくら計算され、翌期へいくら繰り越されたかを確かめます。繰越欠損金の明細が載る別表七（一）などを、決算書と一緒に保存しておくと確認しやすくなります。

原則10年でも、申告と保存の条件がある

平成30年4月1日以後に開始した事業年度に生じた欠損金については、原則として10年の繰越期間があります。それより前に開始した事業年度分は9年です。欠損金が生じた期に青色申告書を提出し、その後も連続して確定申告書を提出することなどが必要です。

また、控除できる上限は法人の区分によって異なります。中小法人等とそれ以外を区別し、資本金だけでなく、大法人との支配関係やグループ通算制度などの条件も確認します。すべての会社が毎期の所得を全額相殺できると考えないでください。

仮定の例｜300万円の欠損金を翌期以後に使う

ここでは、各期の所得を上限に控除できる中小法人等で、申告・保存等の要件を満たし、繰戻還付を利用していない会社を仮定します。税務上の欠損金が第1期に300万円あり、第2期の控除前所得が120万円なら、120万円を控除し、残り180万円を引き継ぐ計算です。

第3期は250万円から180万円を差し引いた70万円が残ります。この表は繰越控除の仕組みを示す仮定の例で、当事務所の実績や個別の税額試算ではありません。地方税や消費税などを含めた納税額がすべてゼロになることも意味しません。

欠損金の一覧には「いつまで使えるか」も入れる

複数の期に欠損金がある場合は、発生した期ごとに分け、古いものから控除する順序を確認します。合計残高だけでは、期限が近い欠損金を把握できません。毎期の申告後に、前期残高、当期発生額、当期控除額、翌期繰越額を照合してください。

税理士事務所の変更、合併、株主の大きな変更、事業の廃止・転換などがある場合は、通常の引継ぎだけで処理できないことがあります。過去の赤字がある会社を買えば必ず節税できる、といった判断はせず、取引を決める前に適用制限を確認します。

欠損金の繰戻還付｜「赤字になればすぐ入金」ではない

繰越控除が将来の所得から差し引く仕組みなのに対して、繰戻還付は、一定の要件の下で過去の所得に欠損金を対応させ、納めた法人税の還付を請求する仕組みです。直前期に法人税を納め、今期に欠損金が生じた会社などで検討します。

利用できる法人の範囲、対象となる事業年度、青色申告の継続、欠損事業年度の期限内申告、還付請求書の同時提出などを確認する必要があります。災害や解散等に関する制度には別の条件もあるため、通常の繰戻還付とまとめて判断しません。

還付見込額をそのまま支払予定に入れない

申告前に「このくらい戻るはず」と計算できても、希望した日に入金されることを約束するものではありません。資料確認や手続きに要する時間を見込み、給与や仕入代金を還付金だけで支払う予定にしないことが大切です。

例えば、来月の支払いに資金が足りない会社があるとします。まず現在の預金、売掛金の入金予定、支払日、借入返済を整理し、いついくら不足するかを把握します。還付の検討はその一部として行い、入金時期が確定していない金額は、確定した売上入金と分けて管理します。

同じ欠損金を二重に使わない

繰戻還付の計算に使用した欠損金は、そのまま同額を翌期以後の繰越控除にも使えるわけではありません。還付請求書と欠損金の明細を一緒に更新し、どの金額をどの制度に使用したかを残します。

「前期は黒字、今期は赤字」という情報だけでは、繰越と繰戻しのどちらが適切か決められません。過去の申告内容、今後の所得見込み、利用できる制度、手元資金を確認して選択します。必要な資料がそろっていない場合も、決算を終える直前まで待たず、経理の依頼先へ早めに状況を伝えてください。

税制上の特典は、青色申告以外の条件も確認する

設備投資や賃上げに関する税制には、青色申告を適用条件とするものがあります。ただし、青色申告の承認があるだけで、購入した設備や支払った給与のすべてが優遇対象になるわけではありません。企業の規模、対象資産、取得・使用の時期、認定や証明、申告書への記載などを制度ごとに確認します。

設備は「買う前」に、必要性と手続きを確認する

先に設備を購入してから税制を調べると、必要な認定や証明の時期に間に合わないことがあります。見積書、設備の用途、購入予定日、事業で使い始める日を整理し、利用を検討する制度の条件と照合してください。

一方で、税金を減らすためだけに不要なものを買うと、手元資金は減ります。費用に計上できることと、購入代金を回収できることは別です。必要な設備か、売上や作業時間にどのような効果があるか、支払い後も運転資金を残せるかを先に判断します。

「損金になる」と「税金から差し引く」を分ける

費用を損金に算入する制度は、法人税を計算する所得に影響します。税額控除は、条件に応じて計算した金額を税額から差し引く仕組みです。この二つを同じ「節税額」として比較すると、支出と効果の関係を誤りやすくなります。

即時償却などで費用化が早まっても、設備が無料になるわけではありません。当期だけでなく翌期以後の費用と税負担も含めて考えます。制度の名称や金額だけを拾うのではなく、対象となる事業年度の条件を確認したうえで、設備投資と資金計画を結び付けてください。

法人の青色申告に必要な帳簿と資料を整理する

日々の経理で目指すのは、後から「この数字は何の取引か」をたどれる状態です。領収書の箱、銀行明細、会計ソフトが別々に存在していても、対応関係が分からなければ確認に時間がかかります。取引の記録と、その根拠となる資料を組み合わせて管理します。

帳簿名を覚えるより、取引が抜けない集め方を決める

すべてを代表者が手入力する必要はありません。銀行やカードのデータを活用し、会計入力を依頼する方法もあります。ただし、データに載らない取引の目的、現金払い、個人による立替、未入金の請求などは、別に情報を渡す必要があります。

銀行口座の入出金だけでは、売上と借入金、経費と借入返済を区別できない場面があります。摘要に取引先名がある場合も、何の契約で、いつの取引かを請求書や契約書と照合します。自動連携は資料集めと確認を助ける仕組みであり、判断がすべて不要になるものではありません。

法人税の保存期間は原則7年、欠損金がある期は10年の場合がある

法人税では、帳簿書類は原則として確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存します。青色申告書を提出した期に欠損金が生じた場合などは10年間となり、平成30年4月1日前に開始した事業年度では9年間となる取扱いがあります。

保存期間は領収書を受け取った日から一律に数えるものではありません。また、会社法など別の法令の保存義務も確認する必要があります。「7年前の書類だから捨てる」とまとめて処分せず、対象事業年度、欠損金、資料の種類を確認して廃棄日を決めます。

電子で受け取った資料は、会計データとは別に保存方法を確認する

メールの請求書やインターネット上の領収書など、電子取引で受け取った情報は、電子取引の保存要件を確認します。会計ソフトに金額を入力したからといって、元の請求書データまで保存できているとは限りません。

紙の書類を画像にするスキャナ保存と、最初から電子で受け取った取引情報の保存も区別します。使用するサービスの保存期間、検索方法、解約後の取り出し方まで確認してください。担当者の個人メールや端末だけに残すと、退職や故障の際に資料を失うおそれがあります。

領収書の保存方法を整理したい方は、領収書の整理・保存方法と紛失時の対応も確認してください。

青色申告を続けるための月次経理｜毎月の5つの手順

決算が近づいてから一年分の資料を集めると、不明な取引を思い出すだけで時間がかかります。毎月の作業を固定し、確認事項を小さいうちに解消する方が、代表者と担当者の両方の負担を抑えられます。

手順1｜資料の提出日と集める担当を決める

請求書、領収書、銀行・カード明細、給与に関する資料を、誰がいつまでにまとめるかを決めます。「月末までに何となく渡す」ではなく、取引の締め日と明細の取得時期を踏まえた日程にします。

店舗や現場が複数ある場合は、代表者が最後に回収する方式だけでは遅れがちです。各拠点から同じ場所へ提出できる方法を用意し、未提出の拠点が分かるようにします。資料がない月も、取引がなかったのか、提出漏れなのかを区別してください。

手順2｜自動連携と手入力の重複を確認する

会計ソフトにカード明細を取り込み、同じ支出の領収書を手入力すると、同じ経費を二回計上することがあります。カードを使った日の取引と、銀行口座から利用代金が引き落とされる処理も、別の経費として重ねないようにします。

確認の担当者には、どの口座やカードを連携し、どの資料を手入力しているかを伝えます。ソフトの設定を変えた月、新しいカードを作った月、途中から入力を外注した月は、同じ期間を二つの方法で処理していないかを特に確認します。

手順3｜残高を合わせ、不明な差額を残さない

預金残高は銀行の明細と、現金残高は実際の手元現金と照合します。差があるときは、入力漏れ、二重入力、日付の違い、立替精算などを順に確認してください。理由が分からないまま雑費で埋めると、後の決算でも原因をたどれなくなります。

売掛金や買掛金も合計だけでなく相手先別に見ます。すでに入金された請求が未回収のまま残っている、支払い済みの仕入が未払になっている、といった状態を解消します。残高確認は税務申告の準備になると同時に、回収漏れや支払いの重複を見つける作業でもあります。

手順4｜不明点は取引内容と一緒にまとめて確認する

「この支出は経費ですか」と金額だけを聞くのではなく、購入したもの、使い道、利用者、契約期間、事業との関係を伝えます。代表者が一時的に払ったのか、会社が立て替えたのかも明確にしてください。

やり取りを担当スタッフを含めた決まった窓口にまとめると、同じ説明を繰り返す負担を減らせます。回答と根拠資料はその取引にひも付け、翌月に似た取引があったときに参照できる状態にします。前月と条件が違う場合は、同じ科目や税区分を機械的に使わず再確認します。

手順5｜利益と現預金の両方を確認する

青色申告の準備が進んでいても、資金繰りが自動的によくなるわけではありません。売上を計上した月と入金月が違う、借入返済で現金が減る、設備購入で支出が先行するなど、利益と預金の動きには差があります。

毎月、利益の増減と現預金の増減を並べ、理由を確認します。赤字で税負担が小さくても、給与・仕入れ・借入返済の資金は必要です。決算書の資産と負債の読み方は、経営者が確認する貸借対照表の5項目で整理しています。

決算前から申告後まで｜欠損金と提出記録を翌期へつなぐ

決算準備は、申告書を作る時期から逆算します。会計入力だけ終わっていても、在庫や未収・未払、固定資産の状況が分からなければ、決算を確定できません。会社で確認する項目と、依頼先が処理する項目を分けておきます。

決算前｜契約・在庫・設備の変化を共有する

普段と異なる取引があった場合は、通帳に入出金が載る前でも知らせてください。長期契約、設備の取得・売却、取引先の支払遅延、株主の変更などは、日常の明細だけでは全体が分からないことがあります。

決算日の棚卸が必要な会社は、誰が数量を確認し、どの表に残すかを事前に決めます。倉庫の在庫だけでなく、現場へ持ち出した材料、製作途中のもの、預けている商品なども確認対象になり得ます。業種と実際の取引に合わせて、漏れやすい場所を一覧にしておきます。

決算整理｜利益から税務上の所得への調整を確認する

会社の決算書と法人税申告書は、同じ数字をそのまま転記すれば完成するものではありません。減価償却、役員給与、交際費など、税務上の扱いを確認する項目があります。個別の取引について必要な資料を渡し、会計利益と課税所得に差が出た理由を確認します。

欠損金がある会社は、前期からの繰越額が合っているか、当期にいくら使用するか、使い切れず残る金額があるかを確認します。税額だけを見て「前年と同じくらいだから問題ない」と判断せず、明細のつながりを確かめてください。

提出後｜納税と保存までを完了にする

申告書を送信した後は、受付結果、納税が必要な税目と金額、納付期限、納付方法を確認します。法人税が生じない場合でも、他の税目や地方税の確認は別に必要です。申告を送信したことと、必要な納付が完了したことを分けて管理します。

最終版の申告書、決算書、総勘定元帳、欠損金の明細、受付記録をまとめ、翌期の担当者が参照できる場所へ保存します。「税理士に任せているので会社には何もない」という状態を避け、納品されたデータを実際に開けるかまで確かめておくと安心です。

申請忘れ・申告遅れが分かったときの確認順序

期限を過ぎたかもしれないときは、書類を作り直す前に、実際の提出状況を調べます。担当者が別の場所へ保存していたり、税理士事務所が代理で提出していたりすることも考えられます。事実確認と今後の対応を分けて進めてください。

申請書が見つからない場合

最初に、設立関係書類、過去の申告書、電子申請の受付記録、以前の依頼先からの納品物を探します。控えがないことだけで未提出と決めつけず、必要に応じて所轄税務署に確認します。確認した担当、日付、内容を記録し、同じ不明点を残さないようにします。

提出していなかった場合は、今期に適用できる余地があるか、次期からの申請になるかを正しい日付で判断します。期限に合わせるために設立日や提出日を事実と違う日付へ変えてはいけません。適用できない期も帳簿を整え、必要な申告を進めます。

申告が遅れている場合

まず、どの事業年度が未申告か、資料がどこまでそろっているか、過去に期限後申告があるかを確認します。国税庁の事務運営指針では、2事業年度連続して期限内に確定申告書の提出がない場合、2事業年度目以後の青色申告の承認を取り消す取扱いが示されています。

ただし、取消しを単純な自動処理や一律の結果として説明することはできません。具体的な事実と事情に基づく判断になります。遅れに気付いたら、未処理の資料を隠したり放置したりせず、提出と再発防止に必要な作業を整理してください。

帳簿の誤りと、青色申告の取消しを同一視しない

記帳ミスを一つ見つけただけで、直ちに青色申告の承認が取り消されるわけではありません。一方、帳簿を提示しない、取引を隠したり仮装したりするなどの問題は、承認の取消しに関係します。誤りの内容、程度、保存状況、改善可能性などを踏まえて扱われます。

電子データの保存に不備がある場合も、不備の事実を確認し、残っている資料を確保して改善します。単に紙へ印刷したから問題ない、ソフトへ入れたから完全に対応した、とは判断しません。税務署から連絡や通知が来ている場合は、内容と回答期限を依頼先へ共有してください。

取消しの影響は対象事業年度から確認する

取消しがあった場合、過去の欠損金がすべて一律に消えると決めつけることも適切ではありません。欠損金が発生した期の青色申告の状況、その後の連続した申告、取消しの対象年度などを確認します。通知書と過去の申告書をそろえて、使える制度と修正が必要な範囲を整理してください。

状況別に考える｜法人の青色申告を進める3つの例

以下は手順を説明するための仮定の例です。特定のお客様の支援実績ではありません。同じ「青色申告をしたい」という希望でも、会社の状況によって最初に行う作業が変わります。

例1｜会社を設立したが、経理をまだ始めていない

設立登記は終えたものの、法人の口座や会計ソフトの準備に時間がかかり、届出が後回しになっている会社を考えます。まず確認するのは、青色申告の承認申請の期限と提出状況です。口座の開設が終わるまで何もしなくてよい、とは考えません。

登記情報と定款、提出済みの届出控えをそろえ、必要な手続きを一覧にします。設立後に代表者が立て替えた支出は、日付・内容・金額・精算状況を残します。その後、今後の支払いを会社の口座・カードへ集約し、毎月の資料提出方法を決めます。

例2｜初年度は赤字で、申告の優先順位が下がっている

売上がまだ少なく、開業準備の支出が多かった会社を考えます。納税額が少なそうでも、青色申告の欠損金を適切に引き継ぐには、申告と帳簿の管理が必要です。赤字の理由を説明できるように、支出の内容と計上時期を確認します。

設備購入はすべて購入月の費用になるとは限らず、借入返済も元金部分と利息では扱いが異なります。まず会計上・税務上の整理を行い、確定した欠損金を記録します。将来の税負担だけでなく、今の運転資金も別に確認し、申告を先延ばしにしない体制を作ります。

例3｜経理担当者が変わり、過去の数字が分からない

前任者のパソコンに申告書や帳簿があり、新担当者は当期分しか見られない会社を考えます。まず前期の最終決算書、申告書、欠損金明細、会計データ、受付記録を確保します。試算表の途中版を、確定した期首残高として使わないことが重要です。

そのうえで、どの月まで入力・確認が済んでいるかを区切ります。前任者、代表者、税理士事務所で同じ月を重複入力しないよう、分担と基準日を明記します。保存場所と資料提出の担当を改めて決めれば、引継ぎ後も同じ手順で経理を続けやすくなります。

法人の青色申告・経理を任せるときに伝えてほしいこと

経理を依頼する前に、すべての帳簿を自分で完成させる必要はありません。どこで止まっているかが分かれば、必要な資料と作業順序を整理できます。秋田税理士事務所グループへ税務顧問を依頼する際は、まず次の情報をお聞かせください。

• 会社の設立日、決算月、主な事業内容
• 青色申告の申請や過去の申告が済んでいるか
• 現在の会計ソフトと、入力が終わっている月
• 領収書・請求書・通帳などの保存状況
• 未申告、税務署からの通知、近い期限の有無
• 入力から任せたいか、社内経理を続けながら確認を依頼したいか

分からない項目は、分からないままお伝えいただけます。申請控えや過去の決算書がある場合は、それを確認しながら作業を整理します。担当スタッフとの資料のやり取りを含め、会社側で行うことと当グループが担当することを明確にして進めます。

依頼後も、取引の内容は会社から共有する

会計入力や申告を任せても、何を購入したか、誰のための支出か、契約の条件はどうなっているかといった情報は会社にしか分からないことがあります。資料を渡す際に一言添えていただくことで、確認の往復を減らせます。

経営者が簿記の処理をすべて覚えることより、取引の事実を伝え、毎月の数字を確認できることが大切です。青色申告の手続きだけで終わらせず、帳簿、決算、申告、翌期の引継ぎまで続けられる方法を作りましょう。