役員借入金が増えて困ったら｜社長の立替・返済を整理する方法

会計入力から決算申告まで

秋田税理士事務所

代表税理士 坂根崇真

まずは、社長が出したお金を「貸付け・立替・返済」に分けましょう。

会社の口座へ入れた運転資金も、個人カードで払った会社の経費も、社長に返すお金の記録につながります。資料が混ざったままだと、返済済みかどうかも分からなくなってしまいます。

秋田税理士事務所では、会社と社長のお金の動きを確認しながら、記帳・決算申告まで支援します。領収書のたびに仕訳を調べ直す負担から、当事務所へご相談ください。

この記事では、100万円の貸付けから20万円の返済までを例に、役員借入金の見方と、依頼するときの資料を分かりやすく解説します。

役員借入金とは？会社から見たお金の向きを確認

役員借入金は、会社が社長や役員から借りているお金です。会社の負債として記録し、会社が社長に貸す「役員貸付金」と区別します。

社長個人の感覚で科目を選ぶと逆に記録しやすいため、必ず会社の立場から確認します。

例えば会社の通帳から社長へ30万円を振り込んでいても、それだけでは返済と判断できません。給与なのか、立替精算なのか、既存の借入金の返済なのか、会社からの新たな貸付けなのかを確認します。

摘要欄にも用途を残し、毎回同じ「社長へ振込」という記録で済ませないようにしましょう。

会社から社長へ貸している場合の税務は別の確認が必要です。該当する方は、役員貸付金と税務調査の注意点もご参考ください。この記事では、会社が社長から借りる場合を中心に説明します。

資本金・役員報酬・立替と、どう違う？

社長と会社の間で動いたお金は、入出金の理由に合わせて処理します。会社に入れたお金も、会社から受け取ったお金も、中身を分けて見ていきましょう。

会社へ入金したお金が、すべて資本金になるわけではない

社長が会社の口座へお金を入れた場合でも、貸付けなのか出資なのかで処理が違います。借入れなら返済義務を伴い、資本金等としての出資には会社の手続きや登記などの確認が必要です。

通帳に入金があるという理由だけで、資本金へ振り替えることはできません。

設立時の払込みと、設立後に追加した運転資金が混ざっているケースもあります。設立関係書類、払込記録、会社設立後の入出金を時系列に並べて区別します。

増資や借入金の資本化を検討するときは、会計科目の付け替えだけで済む処理と考えず、実行前にご相談ください。

役員報酬と借入金の返済は別に管理する

役員報酬は役員としての職務に対する給与です。借入金の返済は、過去に会社へ貸した元金を返してもらうことです。帳簿上も税務上も同じ扱いにはなりません。

「今月は報酬を少なくして、その代わり借入金を返したことにする」と、実態を確認せず自由に置き換えないでください。

役員報酬の変更は、変更時期や理由、決議内容などの検討が必要です。返済と混同しそうな場合には、役員報酬を変更するときのルールもご確認ください。給与は給与、借入れは借入れとして、振込の内訳が分かるようにします。

立替は「何を買ったか」と「誰が払ったか」を両方残す

社長の個人カードで会社の備品を購入した場合、購入内容に応じた経費や資産の処理と、社長へ返す未精算額の処理が必要です。支払者が社長だから、購入内容まで一律に「役員借入金」だけで片付くわけではありません。

逆に、家族の買物など会社と無関係な支出を、個人カードの明細からすべて会社の経費へ取り込むことも避けます。事業に必要な支出か、会社が負担すべき取引かを先に確認し、そのうえで支払者と精算状況を記録します。

仕訳で見る｜100万円を貸し、3万3,000円を立て替えたら

会社が借りたお金と、社長が立て替えた経費を一緒に追うと、役員借入金の残高がどう増減するかが分かります。次は説明用の仮定例です。

次は仕訳の考え方を示す仮定の例です。実際の顧客事例ではありません。消費税の税区分や資産計上の判定を省いた税込経理の単純な例として、役員借入金の増減に注目してください。

例1：社長が会社の口座へ100万円を貸し付けた

会社の資金が不足したため、社長の個人口座から会社口座へ100万円を振り込み、会社がその金額を返すことを約したとします。会社の預金が増え、社長への借入金も増えます。

この入金は、商品を売った代金ではありません。銀行連携で「入金だから売上」と自動登録しないようにします。入金日、貸主、資金の用途、返済条件を記録し、個人口座と会社口座の資金移動がつながる資料を保管します。

例2：社長が会社の消耗品3万3,000円を立て替えた

会社のための消耗品を社長の個人カードで購入し、会社はまだ社長に精算していないとします。この例では、会社の消耗品費と社長への債務を記録します。

会社によっては、立替分を役員別の未払金等で管理します。科目名よりも、社長が負担した取引と未精算額を追えることが重要です。

運転資金の貸付けと毎月精算する立替を分けて管理すると、返済計画を立てる際にも混乱しにくくなります。

例3：会社から社長へ20万円を返済した

上記の借入れと立替以外に増減がなく、会社が社長へ20万円を元金返済したとします。会社の預金と役員借入金が減少します。

借入残高は、100万円＋3万3,000円－20万円＝83万3,000円です。会社から現金が出ても、元金返済自体は経費になりません。

立替時に計上した消耗品費を、社長へ返したときに再び経費にすると二重計上になります。

また、銀行連携で会社からの振込を取り込むときは、既に作成した精算仕訳との重複に注意します。「領収書を登録した」「カード明細を取り込んだ」「返金時に入力した」の3回で同じ取引を費用にしていないかを確認しましょう。

残高の見える化｜誰に、いくら返すのかを明細にする

決算書の合計額だけでなく、役員ごとの増減が分かる明細を作りましょう。貸付け・立替・返済を分けると、返す相手と金額の根拠を追いやすくなります。

役員ごとに補助科目や明細を設け、期首残高、借入れ、立替、返済、期末残高をつなげます。

「社長が貸した分」と「社長の配偶者が負担した分」も、実際の貸主が異なれば分けて確認します。家族経営だから合計さえ合えばよいという処理では、誰に返済すべきか、後日どのように説明するかが不明確になります。

毎月の締めでは、期首や前月末の残高に当月の増減を加減して、会計ソフトの残高と一致するかを確認します。社長にも明細を見てもらい、会社の経費の立替が抜けていないか、返済済みのものが残っていないかを照合します。

会社の貸借対照表全体の読み方や、ほかの残高との関係は、貸借対照表の基本と残高確認のポイントもご参考ください。

通帳だけで大丈夫？残しておきたい資料

振込の記録に「なぜ動いたお金か」を添えると、後から説明しやすくなります。貸付け・立替・返済で、次の資料を残してください。

まとまった貸付けは金額・返済条件・利息を明確にする

大きな金額や長期の貸付けは、振込記録に加え、貸主・借主、金額、貸付日、返済時期や方法、利息の有無を確認できる資料を整えます。

実際の約束に沿った書面を作り、後から日付を遡らせて実態と違う契約書を作ることは避けます。

紙で金銭消費貸借契約書等を作成する場合は、印紙税の確認も必要です。契約書という名前でなくても、内容によって課税文書に当たることがあります。

会社と役員との取引について必要な社内承認等も含め、会社の形態や取引条件に沿って整理します。

立替経費はカード明細だけで完了にしない

カード明細では、支払先と金額は分かっても、購入内容や事業との関係が分からないことがあります。領収書・請求書等と一緒に、何のための支出かを記録してください。私用分が混在する明細は、会社分が判別できる状態にします。

消費税の仕入税額控除を検討する取引では、請求書等の保存内容も確認が必要です。役員借入金という科目を使っただけで、支出の事業性や消費税の要件まで満たされるわけではありません。

受け取った元の資料を保管し、不足がある取引を一覧にしておきましょう。

返済では「返した事実」と「どの債務を減らしたか」を残す

できれば会社口座から役員本人の口座へ振り込み、返済の記録を追える形にします。現金で返した場合は、出金記録だけでは受領者や用途が分かりにくいため、受領の確認を含む資料を残します。

毎月の役員報酬と借入返済を一回の振込で済ませるなら、内訳表が必要です。例えば振込50万円のうち、給与の手取30万円、借入元金返済20万円というように、給与台帳と借入明細の両方へ対応させます。

説明できるなら振込を分けることも、確認を簡単にする方法です。

昔からの残高が分からないときの調べ方

金額が大きい場合も、まず実際の貸付けや立替とつながっているかを確かめます。前年度からの残高と、今期の増減を分けるところから始めましょう。

役員借入金が多いことだけを理由に、問題があるとはいえません。社長が実際に運転資金を出している会社もあります。一方、帳簿を合わせるために役員借入金を使っていた場合は、実際の貸借と記録が一致しない可能性があります。

1. 直前の決算書・総勘定元帳で、引き継いだ残高を確認する。
2. 役員借入金の増減を、入金・立替・返済・その他に分ける。
3. 会社と役員の通帳、カード明細、領収書等と照合する。
4. 根拠が確認できた額と、資料が足りない額を分ける。
5. 過年度への影響も確認し、必要な修正方法を決める。

例えば、会社が現金で支払った経費を、誤って「社長が立て替えた」と登録していたなら、役員借入金が実際より大きくなります。

反対に、社長の立替を会社の現金支払で登録すると、帳簿上の現金だけが減り、現金残高が合わなくなります。借入金の明細だけでなく、現金・預金側も一緒に調べることが必要です。

社長からの入金を売上に登録していた、同じ立替経費を二重計上していたなど、利益や税額に影響する誤りが見つかることもあります。

その場合は、残高だけを現在の期で合わせるのではなく、誤りが生じた時期と申告への影響を確認します。

資料が足りない部分は、推定額を「確認済み」に置き換えないでください。「何年の、どの取引が不明か」が分かれば、必要な通帳や元帳を絞れます。

秋田税理士事務所へは、現時点で分かる残高と手元の資料からご相談いただけます。

返済・利息・債務免除を決める前に

元金の返済、利息の支払、借金を免除することは、それぞれ税務上の扱いが違います。実行する前に、残高の根拠と条件を整理しましょう。

借入元金の返済と、利息の支払は分ける

実際の貸付けに基づく元金を返す処理では、会社の借入金が減り、社長は貸した元金を回収します。元金返済という名目でも、裏付けとなる借入れがない場合や、残高を超えて支払った場合は別の検討が必要です。

「返済と書けば、いくら渡しても給与にならない」ということではありません。

利息を支払う契約なら、元金とは区別して金額を計算します。個人が受け取る非営業用の貸金の利子は、一般に雑所得に当たります。会社側の利息処理だけでなく、社長個人の所得の確認も必要です。

未確認の高い利率を設定して会社の利益を移すような方法は勧められません。

無利息の約束とする場合も、借入れの事実、条件、他の取引との関係を整理します。会社が役員へ貸す場合の認定利息のルールを、方向が反対の役員借入金へそのまま当てはめないことが大切です。

利率を決める前に、資金の出所や契約内容を当事務所へお知らせください。

返済できる残高と、返済に回せる現金は違う

帳簿上の役員借入金が300万円あっても、会社の預金が300万円あるから全額返済してよいとは限りません。給与、税金、仕入代金、家賃、金融機関への返済など、近い将来の支払資金を確認します。

返済後に運転資金が足りなくなり、社長が再び入金する状態では、資金移動と管理の手間が増えます。

例えば月末預金200万円、翌月の支払予定150万円、入金時期が未確定の売掛金80万円という場合、売掛金を既に入ったお金のように扱わないことが重要です。

借入残高と会社の資金予定を並べ、返済額・返済時期を検討します。融資契約などに関係する条件がある場合も先に確認します。

債務免除や資本化は「残高を消す方法」として安易に行わない

社長が「もう返さなくてよい」と会社の債務を免除すると、会社には原則として債務免除益の検討が生じます。赤字だから税負担は必ずない、過去の赤字で全部相殺できる、と決めつけることはできません。

欠損金の状況や適用条件、ほかの株主への影響なども確認が必要です。

借入金を資本へ振り替える方法も、会計上の仕訳だけで完結するものではありません。税務・会社の手続き・今後の資金計画を合わせて検討します。

会社の見栄えを整えるために実態と違う処理をするより、まず残高の根拠と返済条件を説明できるようにしましょう。

決算や融資の説明にも、残高の根拠が役立つ

金融機関へ決算書を出すとき、役員借入金の増えた理由や返済予定を説明できるようにしておきましょう。会社の資金繰りを見直す資料にもなります。

社長の支援姿勢だけでなく、営業活動でどの程度資金が不足しているか、会社の資金繰りがどうなっているかを確認する資料にもなります。

役員借入金があるから必ず融資に不利、あるいは必ず自己資本と同じように扱われる、という一律の判断はできません。会社の収益力、資金使途、返済条件、金融機関の判断等によります。

根拠のない評価を期待するより、取引明細と事業の数字を整えることが先です。

長く残る役員借入金は、社長個人の側では会社に対する債権です。役員の交代、株式の承継、相続が関係する時点では、会社の負債だけを見て判断できません。

本記事の通常経理の整理に加えて検討が必要になるため、大きな残高が長期化している場合は早めにお知らせください。

経理に追われる時間を、本業へ｜秋田税理士事務所に任せられること

会社を経営しながら、勘定科目や決算のルールまで一人で調べ続けるのは大変です。

秋田税理士事務所は、会計ソフトへの入力から代行します。領収書を指定ファイルへまとめていただき、試算表作成・決算申告へつなげます。

誰が、何に、いくら使ったかをお知らせください。会社分の資料をもとに、会計入力と残高の確認を進め、決算申告へつなげます。

会計入力は年間500仕訳を顧問料金に含みます

料金のご案内では、通帳1冊・領収書250枚を前提とする年間500仕訳分の会計入力が顧問料金に含まれています。

資料の量や過去分の整理状況を伺い、顧問料・決算料と、必要な追加作業の費用をご案内します。担当者との打ち合わせは3か月に1度のご案内です。

詳しい条件と顧問料金は、秋田税理士事務所の料金表をご確認ください。秋田市の税務顧問・経理代行サービスでも、任せられる仕事をご紹介しています。

お問い合わせのときは、今分かることだけで大丈夫です

• 直近の決算書・役員借入金の元帳
• 会社へ入れたお金と返済の記録
• 会社の経費を立て替えた領収書

足りない資料があれば、何が必要かを整理します。相談前に全部の仕訳を直すより、今どこで困っているかを、そのままお知らせください。