月次決算が遅い会社へ｜経理をためない進め方と税理士への依頼

会計入力から決算申告まで

秋田税理士事務所

代表税理士 坂根崇真

月次の経理は、資料の集め方と仕事の分担を整えると進めやすくなります。

「社長がもっと頑張って入力する」だけでは、忙しい月にまた経理が止まってしまいます。毎月いつ資料を渡し、誰が入力し、どの数字を確認するかまで決めましょう。

秋田税理士事務所は、領収書を指定ファイルへまとめていただき、会計ソフトへの入力から代行する顧問サービスをご用意しています。経理知識に不安のある創業期の社長もご相談ください。

この記事では、月次決算の流れを具体例で解説しながら、社長が抱えている作業をどこまで任せられるかをご紹介します。

月次決算で分かること｜利益と手元のお金は違う

月次決算は、毎月の売上・経費・残高を整理して、会社の数字をつかむ作業です。「預金が増えたから黒字」とは限らないため、利益と資金の両方を見ます。

年次決算では、一事業年度の会計を締め、決算書を作成し、法人税等の申告につなげます。月次で作った試算表が、そのまま申告書になるわけではありません。

月次決算という名称で、全社が同じ作業をしているわけでもありません。毎月の減価償却を計上する会社、在庫や工事原価まで月ごとに詳しく確認する会社など、業種と管理目的によって必要な範囲が変わります。

何を終えたら「今月は締まった」とするかを先に決めることが大切です。

また、利益と預金残高は一致しません。今月売り上げた代金が翌月入金される場合、利益があっても当月の資金は増えないことがあります。借入元金の返済は預金を減らしますが、返済額の全額が費用になるわけではありません。

月次の損益と、入金・支払予定は両方確認します。

試算表の貸借が一致していても、入力漏れや二重計上がないことまで証明されたわけではありません。帳簿の数字を実際の資料へ戻って確かめる作業が必要です。

数字の読み方を詳しく確認したい方は、貸借対照表の見方と残高確認のガイドもご参考ください。

経理の締め日は、資料が集まる日から決めよう

締め日を早く決めても、必要な請求書が届かなければ作業は止まります。まずは、毎月どの資料がいつそろうかを並べてみましょう。

月次決算を翌月の何日までに終えるかは、請求書の到着、給与の確定、担当者の勤務日、社長が数字を使う日から逆算します。

資料が翌月十日まで届かないのに、五日までに全て確定すると決めれば、見込み数字や後からの修正が増えます。

次は、月末締めの会社が工程を決めるための仮定の日程例です。当事務所の標準納期や納品保証を示すものではありません。休日や資料の量を含め、実際の運用に合わせて調整します。

全ての資料を一度に提出しようとせず、先にそろう通帳や売上資料を渡し、遅れる請求書だけ後で補う方法もあります。ただし、追加分に「前に渡したもの」と「今回初めて渡すもの」が混ざると二重入力の原因になります。

追加資料の対象月と、前回からの変更内容を分かるようにしてください。

繁忙期だけ毎月の締めが遅れるなら、その月に必要な作業を誰が代わるかも決めます。担当者が休んだだけで通帳や請求書の場所が分からなくなる状態は、日程の設定だけでは解決しません。

毎月渡す資料は？まずこの一覧をそろえる

通帳に載るのは、お金が動いた結果です。いつの売上・経費なのかを確かめるため、請求書や売上の資料も一緒にそろえます。

小売業ならレジや決済会社の明細、工事業なら工事ごとの請求・進捗・外注資料なども必要です。全ての会社へ同じ資料表を当てはめず、自社の売上がどう発生し、いつ回収されるかに沿って追加します。

電子メールや取引サイトで受け取った請求書等は、受け取った電子データを保存します。会計ソフトへ金額を入力したことと、取引資料の保存は別です。紙の領収書と電子データの整理は、領収書の整理・保存方法もご参考ください。

月次決算は、この6つの順番で進める

資料を集めたら、入力だけで終わらせず、残高と中身を確かめます。次の順番にすると、どこで数字がずれたかを見つけやすくなります。

1．前月の終わりと当月の始まりをつなぐ

最初に、前月末の残高が当月へ引き継がれているかを確認します。ソフト移行時の期首残高、途中から始めた銀行連携、前月の訂正などに注意してください。前月の残高が違えば、当月の取引だけを探しても原因は見つかりません。

前月の確認時に残った質問も引き継ぎます。「社長へ聞く予定」で止めた出金、未着の請求書、入金名義が不明だった代金を一覧から消さず、解消した日と根拠を残します。

2．入金・支払いと、売上・経費の時期を分ける

請求書が届いた月と、費用にする月が同じとは限りません。業務を受けた期間、納品や検収、契約内容等を確認します。売上も、銀行に入金された日だけで判断せず、どの取引の代金かを確かめます。

入金明細を自動連携した際に、既に売掛金として記録した取引を再び売上にすると二重計上になります。費用も、カード利用時と銀行引落時の両方で新しい経費にしないよう、登録の役割を分けてください。

3．現金・預金は実際の残高と照合する

現金は月末時点の実額、預金は口座ごとの同じ日付の残高と照合します。口座が三つあれば、合計だけでなく三口座それぞれを確認します。ある口座の過大計上と別口座の過少計上が、合計では打ち消し合うこともあるためです。

差が出たら、最後に一致した日から順に、抜け・重複・日付・金額を調べます。理由の分からない差を、ひとまず経費や役員借入金に入れて帳尻だけ合わせる方法は避けてください。

現金が実際より多く見える原因を残したままにしてしまいます。

4．売掛金・買掛金・未払金を相手先別に確認する

売掛金は「前月残高＋当月発生－入金や値引き等＝月末残高」のつながりを確認します。月末に残っている金額が、まだ期限前なのか、入金済みの消込み漏れなのか、支払いが遅れているのかで次の行動が変わります。

仕入先やカードの未払残高も同様です。請求と支払を対応させ、支払済みのものが残っていないか、まだ払っていないものが帳簿から落ちていないかを確かめます。相手先別の明細合計と、会計ソフトの残高も一致させます。

5．毎月の利益をゆがめる項目を確認する

一年分の保険料やサービス料、大きな設備購入、在庫、前受金などは、その月にお金が動いたからといって、全額が同じ月の損益に影響するとは限りません。会計・税務上の条件と、月ごとの管理方法を整理します。

例えば、設備を買った月だけ大赤字に見えても、取得価額を費用へ一括入力していたなら判断を誤ります。

反対に、在庫を確認せず仕入れを全てその月の売上原価とみなすと、販売前の仕入れが多い月の利益を適切に比較できないことがあります。

6．社長が確認する項目と次の行動を決める

数字が整ったら、売上、粗利益、主要な経費、現預金、未回収、今後の大きな支払いを確認します。前月・前年との差について、販売数量、単価、仕入価格、支払い時期など、分かる範囲で理由を添えます。

「経費が増えた」で終わらず、「どの契約が増えたか」「継続する費用か」「翌月以降も資金を用意する必要があるか」まで確認すると判断に使えます。

会議の回数を増やすことが目的ではなく、会社が次に決めることを明らかにします。

具体例｜預金が増えても、利益が出ているとは限らない

売上があっても未入金のことがあり、入金があっても売上ではないことがあります。仮定の数字で、入出金と利益の違いを見てみましょう。

以下は仕組みを説明するための架空の会社です。実際のお客様の成果事例ではありません。消費税や法人税等を省いた単純な例として、四月の取引を考えます。

• 四月に完了した仕事の売上は100万円。入金は五月です。
• その仕事の外注費40万円は四月分で、請求書は五月初めに届き、五月に支払います。
• 四月分のその他の経費30万円は四月に支払っています。
• 以前銀行から借りたお金の元金20万円を、四月に返済しました。

銀行の動きだけを見ると、四月は入金がなく、経費の支払い30万円と借入元金の返済20万円で、預金が50万円減っています。しかし、この50万円をそのまま四月の赤字額とはできません。

四月の売上100万円から、対応する外注費40万円とその他経費30万円を差し引くと、この例の利益は30万円です。元金20万円の返済は借入金の減少として扱い、費用30万円に足しません。

利益は30万円、当月の預金の減少は50万円という二つの事実を一緒に把握します。

さらに、外注費の請求書がまだ届いていないことを誰も伝えなければ、売上だけ入力され、利益が70万円に見えてしまう可能性があります。

月次の資料一覧に「四月完了の外注、請求書待ち、担当者確認中」と残しておけば、資料到着後の確認へつなげられます。

未着資料の金額を見込みで扱う場合は、契約・作業実績など合理的な根拠を確認し、確定額と区別します。税務上の経費にできるかは別途条件があります。

見込み額を自由に入れて利益を調整するのではなく、根拠と確定までの管理を行います。

五月には売上代金100万円を回収し、外注費40万円を支払います。四月で適切に計上済みなら、五月の入金をもう一度売上、支払いをもう一度外注費としません。

売掛金・未払金等を減らす処理とつなげることで、月をまたぐ二重計上を防ぎます。

資料が遅れた月も、分かる部分から進める

一枚の請求書を待つ間も、そろっている資料の入力や確認は進められます。未確認の項目は分かる形で残し、確定した数字と混ぜないようにしましょう。

管理表には、対象月、取引先、内容、分かっている金額、不足資料、確認する人、回答予定日を入れます。

「請求書なし」という一言だけより、例えば「四月分の保守料、契約書あり、請求額を取引先へ確認中」の方が、次にすることが明確です。

締めた後に領収書が見つかった場合は、取引日、以前の入力有無、対象月へ与える影響を確認します。会計ソフトの数字を直したら、社長や金融機関に渡した試算表が旧版かどうかも確認してください。

過去の数字を変えたのに、以前渡した資料の説明がそのままだと、増減の理由が分からなくなります。

既に申告を終えた事業年度に関する漏れを見つけた場合は、単に当月の経費へ入れて終えず、申告への影響と対応を確認します。通常の月次訂正と、過年度の申告内容の訂正は分けてご相談ください。

会社と税理士で分担すれば、経理を続けやすくなる

社長が取引内容を伝え、当事務所が会計入力を進める。その分担を決めることで、社長が毎回勘定科目を調べる負担を減らせます。

経理を外部へ任せる場合も、会社にしか分からない取引事実があります。社長が会食の目的を説明すること、現場担当者が仕事の完了を伝えること、支払担当者が振込を承認することなどです。

請求書発行、入金の督促、振込、勤怠集計などまで、全てが通常の記帳代行に含まれるわけではありません。必要な作業を一覧にして、誰が担当するかを確認します。

社内へ残す経理との分担は、社内経理と税理士への外注を分けるガイドもご参考ください。

当事務所の顧問サービスでは、会計入力や試算表作成を支援し、担当者との打ち合わせは三か月に一度とご案内しています。月次の帳簿整理と、毎月の訪問・面談は別の話です。

必要な数字をいつ使うのか、資料をいつ渡せるのかを伺い、無理のない進め方を確認します。

経理に追われる時間を、本業へ｜秋田税理士事務所に任せられること

会社を経営しながら、勘定科目や決算のルールまで一人で調べ続けるのは大変です。

秋田税理士事務所は、会計ソフトへの入力から代行します。領収書を指定ファイルへまとめていただき、試算表作成・決算申告へつなげます。

当事務所が会計入力・試算表作成・決算申告を支援します。今の資料と作業の流れを伺い、社内に残す仕事と、任せられる仕事を整理します。

会計入力は年間500仕訳を顧問料金に含みます

料金のご案内では、通帳1冊・領収書250枚を前提とする年間500仕訳分の会計入力が顧問料金に含まれています。

資料の量や過去分の整理状況を伺い、顧問料・決算料と、必要な追加作業の費用をご案内します。担当者との打ち合わせは3か月に1度のご案内です。

詳しい条件と顧問料金は、秋田税理士事務所の料金表をご確認ください。秋田市の税務顧問・経理代行サービスでも、任せられる仕事をご紹介しています。

お問い合わせのときは、今分かることだけで大丈夫です

• 決算月と、最後に入力した月
• 通帳・カード・売上資料の所在
• 毎月止まってしまう経理の作業

足りない資料があれば、何が必要かを整理します。相談前に全部の仕訳を直すより、今どこで困っているかを、そのままお知らせください。

月次決算についてよくあるご質問

小さな会社でも、毎月の数字を確認した方がよいですか。

取引が少なくても、売掛金、借入返済、社長の立替、納税予定があれば、毎月の確認に意味があります。大企業と同じ資料一式を作る必要はありません。

まずは帳簿と現預金が合うこと、未回収・未払が分かること、必要な支払資金を把握できることから始めます。

数か月分の経理がたまっていても依頼できますか。

現在の未処理期間と資料の所在をお知らせください。過去の分を整理する作業と、これから毎月ためない仕組みを分けて進め方をご案内します。

期限が近い決算がある場合は、決算月・申告期限・最後に入力した月もお伝えいただくと、必要な対応を判断しやすくなります。

会計ソフトを変更しないと月次決算はできませんか。

最初に確認するのは、ソフト名よりも資料と数字の流れです。現在のソフト、入力者、銀行・カード連携、データの引継ぎ方法を伺います。不要な再入力を増やさず、既存データをどう使えるかも含めて確認します。