買掛金・未払金の残高が合わない！請求書と支払を照合する方法

まず、その11万円の請求書と、振込が完了した明細を用意しましょう。会計ソフトで、同じ請求と支払の記録を開きます。

支払った11万円が残るなら、請求書を入力した記録と、振込を入力した記録を見比べてください。同じ仕入れを二度入力していないか、振込で買掛金を減らしているかを調べましょう。

例えば、請求書を見て仕入れを入力した後、通帳から同じ仕入れをもう一度入力したとします。仕入れは二重になり、払ったはずの買掛金も残ったまま。これは説明用の架空例ですが、請求書と振込が同じ取引だと分かれば、どの入力を直すか判断できます。

この記事では、最初に調べる資料から、決算前に見落としやすい点まで順に説明します。会計ソフトの数字だけを眺め続けるより、「A社の、どの請求が残っているか」から始めましょう。

秋田税理士事務所では、請求書や通帳を基にした会計入力から、毎月の集計・決算申告までお手伝いしています。何か月も残高が合わない状態でも、まずお悩みをお聞かせください。会社に確認いただくことと、当事務所へ任せる仕事を決め、着手前に費用をご案内します。

買掛金・未払金は「誰に、何のお金を払うか」から考える

買掛金は、仕入れた商品や原材料の代金で、まだ払っていないお金です。例えば、飲食店が今月受け取った食材の代金を、来月まとめて払う場合。支払うまでの金額を、買掛金として記録します。

一方、備品の代金など、通常の商品仕入れ以外の未払いに使うのが未払金です。家賃など、継続して受けるサービスの当期分が未払いなら、「未払費用」を使うこともあります。

名前が似ていても、最初からすべて覚える必要はありません。まずは誰に、何の代金を、いくら払うのかを書き出してください。会計ソフトで使う分類名は「勘定科目」と呼び、業種や取引の内容に合わせて選びます。

同じ取引を「買掛金」と「未払金」の両方へ登録すると、未払いが二重になります。また、同じ仕入先なのに毎月科目を変えると、残っている金額が探しにくくなるもの。これまでの記録も見ながら、使う科目をそろえましょう。

カード払いは、購入時と口座引落しを分けて考える

法人カードで買ったときは、購入内容に合う費用や資産と、カード会社への未払金を入力します。後日、会社の口座から引き落とされたら、その未払金を減らしてください。引落しをもう一度経費にすると、同じ購入を二重に数えてしまいます。

購入先の請求書を、すでに買掛金で入力していたらどうでしょうか。その場合は、買掛金を減らしてカード会社への未払金へ移すなど、元の入力に合わせて処理します。「請求書」「カード利用」「口座引落し」の3つを別の購入にしないことがポイントです。

社長の個人口座やカードで払った代金は、会社の通帳だけでは見つかりません。個人の支払明細と請求書も用意してください。会社から社長へ返すときの扱いは、役員借入金と社長の立替・返済の解説もご参考ください。

残高が合わないときに調べる5つの手順

1．「いつ現在の金額か」を決め、直す前の記録を残す

まずは「3月31日現在」など、調べる日を一つ決めましょう。会計ソフトから、その日までの買掛金・未払金の明細と残高一覧を出します。変更前のデータも保存しておけば、入力を直した理由を後から説明できます。

取引先ごとの入力を並べた明細は、ソフトによって「補助元帳」などと表示されます。名前が分からなければ、取引先と日付で絞った画面でも構いません。支払に使った口座の明細も、同じ日までそろえてください。

ここで気を付けたいのが、請求書の締め日です。A社が20日締め、自社が月末締めなら、そのまま比べても期間が違います。21日から月末までの商品代と支払を加減して、同じ日の金額を比べましょう。

請求書の「前回繰越」も、入力を間違えやすい箇所です。これは、前回までに残っている請求の金額。今月の仕入れとしてもう一度加えると、買掛金が二重になります。

2．一社ずつ、まだ払っていない請求書を並べる

最初から全社分のきれいな管理表を作ろうとすると、手が止まります。まずは、金額が合わない取引先を一社選んでください。その会社の請求書を並べ、次の項目を一行ずつ書き出しましょう。

• 取引先名・請求番号・商品が届いた日やサービスの対象期間
• 請求額・支払期日・実際に払った日と金額
• 返品や値引きで減る金額・まだ払っていない金額
• 請求書や振込明細の保存先

振込明細にも「請求101と102の代金」のようにメモを付けると、どの支払か分かります。請求書と通帳を別々に並べるだけで終わらず、同じ取引だと分かる印を残してください。

再発行してもらった請求書は、新しい請求ではありません。元の請求番号や金額を見比べ、「再発行分」とメモしましょう。月の合計請求書と、個別の納品分を両方入力していないかも調べます。

3．前年から残っている金額を確かめる

残っている金額は、次の順で計算できます。月ごとに調べるなら、「年度初め」を「月初」に読み替えてください。

ここで足すのは、仕入れや経費だけではありません。例えば、後払いで買った設備の代金も、払うまでは未払いとして残ります。費用か資産かにかかわらず、まだ払う金額を数えましょう。

今年の請求と支払が正しくても、去年からの持越しが間違っていれば金額は合いません。前期の決算資料にある買掛金などの内訳と、年度初めの記録を見比べてください。「どの請求書が残っているのか」まで分かれば、今年調べる範囲を絞れます。

会計ソフトの変更時に合計だけを入力した場合は、取引先ごとの内訳が必要です。前のソフトの明細や決算資料から、A社はいくら、B社はいくらと書き出しましょう。合計が同じでも、会社ごとの金額が違えば修正の対象です。

4．振込・カード・現金・社長の立替を調べる

「会社のメイン口座に出金がないから、まだ払っていない」と決め付けないでください。別の会社口座、法人カード、現金払い、社長の立替も調べましょう。支払に使った方法が違うだけで、未払いとして残していることがあるためです。

銀行の「振込予約」画面は、支払った証明にはなりません。振込が完了した明細と、口座から実際に出た金額を見比べます。予約を取り消したものや、口座番号の誤りで戻ってきたお金も確かめてください。

5．取引先ごとの未払いを足し、会計ソフトの合計と比べる

各社の未払いが分かったら、合計額を出しましょう。その金額と、会計ソフトの集計表にある買掛金・未払金を比べます。この集計表は「試算表」と呼ばれます。

合計が合わなければ、取引先を選ばずに入れた記録がないか探してください。「A商店」と「株式会社A商店」のように、同じ会社が別名で登録されていないかも調べましょう。

まだ原因が分からないものは、「未確認」と残して大丈夫です。「3月の振込明細を社長に確認する」など、次に誰が何を見るかを書いておきます。数字を消すためだけに、雑収入や雑損失へ入れて終わりにしないでください。

具体例｜二重入力と返品の漏れは、こう見つける

ここからは、説明用の架空例で見ていきましょう。A商店からの商品仕入れを、消費税込みの金額で入力する「税込経理」の例です。消費税を分ける仕訳は省き、月末の在庫や売上原価は別に計算するものとします。

前月分を払った後、月末にいくら残る？

月末に残る買掛金は、次の計算で209,000円です。

330,000円＋220,000円−11,000円−330,000円＝209,000円

請求書ごとに見ても、同じ金額になるでしょうか。請求202は返品を引いて99,000円、請求203は110,000円のまま。合わせて209,000円なので、残っている二枚の請求書で説明できます。

振込をもう一度「仕入れ」にしたら、買掛金は減らない

この例では、会計ソフトへ次のように入力します。日付・科目・金額の組み合わせで取引を記録することが「仕訳」です。表の左側の「借方」と、右側の「貸方」を、上から順に見ていきましょう。

ところが、振込の330,000円を「仕入／普通預金」にすると、どうなるでしょうか。請求書で入れた仕入れに、同じ代金をもう一度足してしまいます。しかも買掛金を減らしていないため、払った請求が未払いのまま残るのです。

直すときは、まず振込明細が前月の請求への支払だと確かめてください。そのうえで、振込から作った記録を、買掛金を減らす入力へ直しましょう。元の商品仕入れまで一緒に消す必要はありません。

ソフトでの操作は、最初にどの画面から登録したかによって変わります。銀行の自動取込だけを見ず、請求書を入力した記録も開いてください。同じ購入を二回数えていないかが、調べるポイントです。

差額11,000円なら、返品の記録を探す

会計ソフトは220,000円、未払いの請求書は209,000円なら、差額は11,000円です。この架空例では、返品の記録が抜けていることが原因。返品明細を基に入力すれば、残高は209,000円にそろいます。

ただし、現実の取引では、差額と返品額が同じというだけで処理を決めないでください。返品した日、どの請求の商品か、先方が受け付けたかも確かめましょう。金額だけでなく資料もそろって、正しい修正になります。

請求額と振込額が違うときは、支払の中身を調べる

二枚の請求書をまとめて払った・一部だけ払った

20万円と13万円の請求をまとめて33万円払ったなら、一回の振込で二枚を支払ったことになります。振込明細へ両方の請求番号を書き、請求書にも同じ振込日を残しましょう。請求日と振込日が違っていても、どの代金か分かれば調べられます。

反対に、11万円の請求に対して7万円だけ払ったなら、未払いは4万円です。残りの支払日や、分割払いで合意した内容もメモしてください。7万円の振込があるからといって、請求書全体を支払済みにしてはいけません。

複数の請求のうち、一部だけ払った場合も同じです。自社の支払通知書や振込明細を基に、どの請求に払ったかを先方と確かめましょう。双方が違う請求を支払済みにしていると、翌月も話が合わなくなります。

請求額に振込手数料が加わっている

請求330,000円に、自社負担の振込手数料660円が加わった例です。口座から出るのは330,660円ですが、買掛金を減らすのは330,000円。残り660円は、手数料として別に入力してください。

逆に、先方負担の手数料を引いて振り込む場合は、契約や合意の内容を確かめます。引いた分をどのように処理するか、請求の減額や消費税の扱いも見ましょう。「数百円だから手数料だろう」と決め付けず、支払額の計算を残してください。

先方が「まだ足りない」と言っているなら、自社だけで処理を終えないことが大切です。請求額、振込額、差し引いた手数料を並べ、どこで認識が違うか確かめましょう。

返品や値引きが、翌月の請求書に載っている

商品を返しても、請求書の減額が翌月になることがあります。その場合は、返送や引取りの記録、先方の返品受付、減額通知を用意してください。請求書に載った月だけで決めず、返品や値引きがいつ、いくらで決まったかを調べます。

値引きをお願いしている最中なら、まだ双方で金額が決まっていません。希望額だけを買掛金から引くのはやめましょう。合意した後は、最初の請求書と減額の記録を一緒に保存します。

同じ会社への支払と、その会社からの入金を差し引いた

例えば、同じ会社へ11万円を払い、その会社から3万3,000円を受け取る予定があるとします。双方の金額を差し引く「相殺」が有効に成立すれば、払うのは7万7,000円です。単に相手の会社名が同じという理由では、差し引けません。

説明用の仕訳では、まず「買掛金33,000円／売掛金33,000円」と記録します。その後、残りの77,000円を支払う流れです。何の請求と何の売上を差し引いたか、金額と成立日が分かる合意書や通知なども残してください。

振込額が差引き後の金額でも、元の売上や仕入れを差額だけで入力しないでください。売上、仕入れ、相殺、残りの支払を、それぞれ記録しましょう。受け取る側の記録は、売掛金と入金の照合方法もご参考ください。

同じ請求を二度払った・多く払い過ぎた

口座引落しの請求を、別に振り込んでしまったとします。この場合、最初の支払で、その請求への支払は終わっています。二度目のお金を、さらに仕入れや経費へ入れないでください。

まずは先方に連絡し、返金を受けるか、次の仕入代金に充てるかを決めましょう。返してもらうお金なら「未収入金」など、次の商品の前払いなら「前払金」などで記録します。科目は、実際に決まった内容に合わせて選びます。

返金の予定日や、次にどの請求へ充てるかも書いておいてください。買掛金がマイナスになったままでは、返金待ちなのか前払いなのか分かりません。翌月になって忘れないよう、対応が終わるまで一覧に残しましょう。

決算後に届く請求書は、いつの経費にする？

「3月の作業代なのに、請求書が来たのは4月。来期の経費でいいのだろうか」。ここは、届いた日だけでは決められません。商品を受け取った日や作業の完了日、払う義務が決まっているかも確かめましょう。

法人の通常の費用は、決算日までの3つの条件を見る

法人の販売費・一般管理費などについては、原則として次の3つをすべて満たすかを調べましょう。対象は、減価償却費などの償却費を除く費用です。設備を買った場合などは、費用ではなく資産として扱う判断も必要になります。

1. 払う義務が生じていること。契約などにより、会社が代金を払う立場になっているか。
2. 支払の原因となる事実が起きていること。契約した作業が終わるなど、代金を払う理由となる事実があるか。
3. 金額を合理的に計算できること。契約単価や作業実績などを基に、いくら払うかを計算できるか。

この3つは、すべて決算日までに満たす必要があります。請求書があるかどうかだけでなく、契約書や納品書、作業の完了記録を見て判断してください。税務では、こうした確認を「債務の確定」と呼びます。

3月に修繕が終わり、4月に請求書が届く架空例

3月決算の会社で、3月28日に修繕が終わったとします。契約で代金110,000円も決まっており、上の3つの条件を満たした例です。請求書は4月5日に届き、支払は4月30日としましょう。

この修繕が、資産の価値を高める工事などではなく、通常の修繕費に当たる内容なら、3月の費用と未払金に入れます。税込経理での説明用の仕訳は、次のとおりです。

• 3月：修繕費110,000円 ／ 未払金110,000円
• 4月の支払時：未払金110,000円 ／ 普通預金110,000円

4月に請求書が届いたとき、修繕費をもう一度入れないようにしましょう。3月に入力した記録と同じ工事だと確かめ、支払ったときに未払金を減らします。建物や設備の価値を高める工事などは、修繕費とせず、資産として扱うかを別に判断してください。

反対に、決算前に注文しただけで、商品も届かず作業も始まっていない場合。その注文額だけを理由に、当期の費用にはできません。商品なら期末の在庫、設備なら資産と減価償却、役員給与や賞与なら個別の税務要件も調べる必要があります。

請求書が来ていない分は、取引内容と計算の根拠を残す

決算後に請求書が届いたら、決算前に受け取った商品や、すでに受けたサービスがないか調べてください。毎月続くサービスで決算日をまたぐ場合は、当期分と翌期分を分けましょう。契約単価や利用実績を残すと、計算した金額を説明できます。

まだ請求書がない取引は、次の項目をメモしておきます。担当者の記憶だけで金額を決めず、契約書や納品書などを保存してください。

• 取引先と購入・依頼の内容
• 納品日や作業の完了日、サービスの対象期間
• 計算した金額と、その計算に使った契約・実績資料
• 請求書が届く予定日

請求書が届いたら、先に入力した金額と見比べましょう。違っていれば、その理由を調べて直します。「請求書が来たから新しく入力する」と、当期分を二重に数えてしまいます。

消費税も、支払った日だけで決めない

消費税では、原則として商品などを受け取った時期や、サービスを受けた時期を基に考えます。まだ払っていなくても、消費税の計算に含める仕入れに当たる取引があります。後から払ったときに、同じ取引をもう一度数えないでください。

仕入れで負担した消費税を、納める消費税から差し引く仕組みが「仕入税額控除」です。実際に差し引くときは、適用される制度に応じた会計の記録や請求書などの保存も調べます。請求書が未着なら、記帳と並行して、申告に必要な資料を取り寄せましょう。

会社が免税か、実際の仕入れを基に計算する本則課税か、簡易課税かでも処理は違います。未払いの記録を入れることと、どの方法で消費税を申告するかは別の確認です。当事務所へ、現在の申告方法と資料の状況をお知らせください。会社ごとの方法と実際の資料を基に、決算・申告の処理を進めます。

何年も残っている金額は、消す前に昔の記録を見る

何年も前から「払ったはずの買掛金」が残っていると、今年の明細だけでは原因が見つかりません。前期末、その前の期末とさかのぼり、正しい金額だった時点を探しましょう。その後の請求と支払を見れば、調べる期間を絞れます。

今年の入力ミスなら、元の記録と直した理由を残して修正します。前期以前の申告に影響するなら、今年の雑収入や経費へ入れるだけで終わらせないでください。どの年度の、どんな誤りかを調べ、過去の会計や申告も直す必要があるか判断します。

相談前に、社長がすべて解決する必要はありません。「この商品は届いている」「この振込は完了した」「ここから先は分からない」と、分かる事実を教えてください。当事務所で請求書と会計ソフトを見比べ、追加で伺うことを絞っていきます。

税理士へ渡す資料と、翌月からずれをためない方法

最初の問い合わせで、資料一式がそろっていなくても大丈夫です。決算月、利用中の会計ソフト、いつ頃から合わないかを、分かる範囲でお伝えください。取引先が何社くらいあるかも伺い、どの資料から見るかをご案内します。

実際に記帳や修正を進めるときは、次の資料を用意していきましょう。すべてを一度にそろえようとせず、まず合わない取引先の一例からでも始められます。

メールやPDFで届いた請求書は、データも保存する

電子で受け取った請求情報は、紙に印刷して終わりにせず、電子データも保存しましょう。PDFに取引の内容があれば、そのPDFを残します。メール本文にも条件などが書かれていれば、その情報も保存してください。

保存の仕方は、適用される電子取引のルールに合わせて決めます。管理表にファイルの保存先を書いておくと、後から探す時間を減らせます。資料を受け取った人以外でも、同じ請求書を見られる状態にしておきましょう。

請求書を受け取った後は、5つの作業を順に残す

1. 請求書を受け取る。受け取った日と保存先を記録する。
2. 内容を確かめる。商品が届いたか、作業が終わったか、金額が合っているかを見る。
3. 支払を承認する。社長など、会社で決めた人が内容と期日を確かめる。
4. 振り込む・支払う。完了した明細を保存し、取消しや返金がないかも見る。
5. 会計ソフトで支払済みにする。どの請求への支払かを選び、未払いの金額を減らす。

最後の「請求と支払を合わせて、未払いを減らす作業」を、経理では「消込」と呼びます。大切なのは用語よりも、払った請求が記録上も支払済みになっていること。月末に一覧を見て、未確認のものだけを翌月の確認事項に残しましょう。

少人数の会社なら、社長が支払を承認し、担当者が請求番号と振込明細を記録する形でも進められます。受け取る人と払う人が違っても、同じ一覧に状況を書いてください。誰か一人の記憶に頼らないことが、二重払いを防ぐ助けになります。

なお、振込先の変更依頼が届いたときは、請求書の新しい口座だけを見て変更しないでください。普段使っている電話番号などから、相手先へ確かめましょう。買掛金以外も含む月末の進め方は、月次決算の進め方と税理士へ渡す資料もご参考ください。

秋田税理士事務所へ任せる仕事・料金・相談の流れ

請求書を一枚ずつ探し、会計ソフトを開き直し、気付くと夜になっている。残高が合わないつらさは、数字だけでなく、調べ続ける時間にもあります。経理の入力まで任せれば、社長は納品の事実や支払の判断など、会社でしか分からないことに時間を使えます。

秋田税理士事務所は、若い代表税理士が経営する、起業後の経理・経営を支える事務所です。「この請求はどこへ入力すればいい？」という段階から、会計入力と決算申告をお手伝いします。社長一人で科目を調べ続けずに済むよう、担当者と資料の渡し方から決めていきましょう。

社長には取引の事実を確認いただき、会計入力を当事務所へ

仕入先への支払承認や銀行振込は、会社側で行う業務として分担を決めます。誰が何の資料を、いつ渡すかを決めておくと、確認の行き違いを減らせます。

法人・売上1,000万円未満の標準料金は、年額39万円（税別）

法人で売上1,000万円未満の場合、標準料金は年額390,000円（税別）です。内訳は、月顧問料20,000円×12か月、経営改善ご提案料・決算料120,000円、法定調書・償却資産申告対応30,000円となります。

会計入力は、年間500仕訳分を含む案内です。通帳1冊・領収書250枚を前提としており、超える分は100仕訳につき12,000円（税別）。ファイル整理なしの場合は、100仕訳につき15,000円（税別）が標準です。

複数口座の確認や、過去の残高調査、未整理の資料が多い場合は、資料の量と依頼内容を伺って費用を決めます。現在の資料を拝見し、どこまで任せたいかをお聞かせください。過去の差額整理まで一律に年額へ含む、という案内ではありません。

消費税申告等は別料金です。また、10月〜1月を決算月に選択した場合は、原則として決算料に200,000円（税別）が加算されます。決算月、取引量、任せたい作業をお聞かせください。着手前にお見積りをご案内します。

詳細は、当事務所の料金表をご確認ください。通常の打合せは、担当者と3か月に1度の案内です。毎月の資料を渡す日や、支払期日が近いものをどう知らせるかも、仕事の進め方として決めていきましょう。

最初は「何が合わなくて困っているか」を教えてください

1. 状況をお聞かせください。会社名、決算月、利用ソフト、合わない金額や期間を、分かる範囲でお伝えください。資料は未整理のままでも、入口の相談ができます。
2. 見る資料と、任せる仕事を決めます。直近の残高一覧や一組の請求書・支払明細から、今年の記帳で足りるか、過去の調査も必要かを確かめます。
3. 費用をご確認いただき、資料の受渡しを始めます。会社に確認いただくことをお伝えし、会計入力、試算表の作成、決算申告を順に進めます。

買掛金・未払金のよくある疑問

請求書と会計ソフトの金額が同じなら、それで終わりですか？

合計だけでなく、どの請求が残っているかまで確かめてください。抜けている仕入れと、抜けている支払が同額なら、合計だけは合ってしまいます。月末の納品、別口座の支払、カード明細も見て、同じ日・同じ取引の金額を比べましょう。

残高が合わないうちに、支払期日が来たらどうしますか？

まず、今回の請求額と支払期日を、請求書や契約書で確かめましょう。過去の入力のずれは、今回の支払予定と分けて調べます。今回の請求に不明な点がある場合は、先方へ内容や金額を確かめてください。

税理士へ依頼する前に、自分で全部直す必要はありますか？

全部直す必要はありません。むしろ、理由が分からない入力を消す前に、今の記録を残してください。「支払明細はある」「この請求書は見つからない」など、分かることをメモしていただければ、次に調べる資料を決めやすくなります。

当事務所では、資料と会計ソフトの現在の状態を伺います。そのうえで、記帳から決算申告まで任せる仕事と費用をご案内します。未整理の請求書や、何年も残る金額でお困りなら、まずは今のお悩みをお聞かせください。