法人カードの経理処理｜二重計上を防ぐ仕訳と運用ルール

法人カードの仕訳は「購入」と「支払い」を分ける

カードで買い物をした時点と、銀行口座から代金が引き落とされる時点には時間差があります。通常、購入した取引を経費や資産として記録し、まだ支払っていない代金を「未払金」などで管理します。引き落としでは、その未払金を減らします。

次は、会社で使う文房具を11,000円で購入し、翌月に同額が会社口座から引き落とされたという仮定の例です。税込経理で示し、手数料や他の利用分はないものとします。

引き落としの際に、もう一度「消耗品費」として登録すると、同じ購入を二重に経費へ計上してしまいます。会計ソフトで「口座振替」「カード代金の支払い」などの機能を使う場合は、その機能がどの仕訳を作るか確認してください。

なお、カードで支払ったものが、すべてその月の経費になるわけではありません。商品の仕入れ、設備の購入、前払いした契約などは、取引内容に合う処理が必要です。科目や計上時期は、決済手段だけでは決まりません。

二重計上は、複数のデータを取り込むときに起こりやすい

noteで公開されている経理の体験談には、カード明細から登録した通信費を、後から口座の引き落としでも経費として入力してしまった、と記した投稿があります。これは投稿者自身の説明ですが、カードと銀行の両方を連携するときに確認したい場面を具体的に示しています。

もう一つ注意したいのが、ネット通販の購入履歴とカード明細の両方を取り込む場合です。購入履歴で記帳した取引に対し、カード明細も新しい経費として登録すると重複します。領収書の読み取り機能を加える場合も、すでに登録した取引との対応を確認する必要があります。

どのデータを記帳の入口にするか決める

購入履歴から費用を登録し、カード明細は支払関係の処理に使う方法や、一方を登録対象から除外する方法などがあります。利用する会計ソフトの仕様に合わせ、取引ごとに入口を決めてください。除外するのは重複する会計登録であって、保存が必要な領収書や請求書ではありません。

連携を始めた月は、過去の明細が取り込まれることもあります。すでに手入力した期間と重なっていないか、登録前に確認しましょう。同じ日付・金額というだけで削除せず、購入先、注文番号、資料の内容まで見て同じ取引か判断します。

カード明細だけで、領収書の保存が不要になるわけではない

カード明細は支払いの確認に役立ちますが、品目や取引内容を十分に確認できない場合があります。購入先が発行した領収書・請求書と対応させ、何のために使った支出か分かるように残してください。

消費税の仕入税額控除についても、カード会社の利用明細書は、通常、購入先が交付する適格請求書の代わりにはなりません。適格請求書等の保存が原則として必要です。ただし、帳簿のみの保存で認められる取引など例外もあるため、取引の種類や適用条件を分けて確認します。

メールや購入サイトで受け取った領収書等は、電子取引データの保存の対象になります。カード連携をしただけで、購入先の領収書まで必要な形で保存されたとは判断しないでください。紙で受け取った資料も、画像を撮っただけで無条件に原本を捨てられるわけではありません。

資料のまとめ方と紙・電子の保存の違いは、領収書の整理・保存方法で詳しく説明しています。

従業員にカードを渡す前に決めたい運用ルール

従業員用カードは、立替払いを減らすのに役立ちます。一方で、誰が何に使ったか分からなければ、経理担当者の確認が増えます。カードを渡すときに、次の項目を共有しておきましょう。

役員が使うカードにも同じ考え方が必要です。私用の支出が混じった場合は、事業の経費にせず、内容を明らかにして精算方法を確認します。会社口座から引き落とされたという理由だけで、事業上の支出にはなりません。

反対に、個人名義のカードで会社の経費を立て替えた場合は、会社名義カードとは支払先や精算の流れが異なります。両者を同じ連携口座・同じ処理で扱わないことが大切です。

月末は「資料・利用明細・引き落とし」を順番に確認する

毎月の確認を一度にまとめると、購入者が内容を忘れやすくなります。利用後に資料を集め、月次で次の順に照合すると、確認すべき箇所を絞れます。

1. 利用明細と資料を合わせる。用途不明、資料不足、私用、返品・取消しを確認します。
2. 会計への登録を確認する。通販履歴や領収書読み取りとの重複、未登録の利用分を調べます。
3. 請求額と引き落としを合わせる。カードごとに確認し、手数料や返金があれば内訳を分けます。
4. 残っている未払金を確認する。締め日と引き落とし日の関係で翌月以降に支払う分なのか、登録の誤りなのかを調べます。

未払金が月末に残っていても、それだけで誤りではありません。逆に、請求総額と合っていても、経費の分類や事業での用途まで正しいとは限りません。金額の一致と、取引内容の確認は分けて行います。

カード以外も含めて経理の流れを整理したい場合は、経理・バックオフィス業務を効率化するための進め方も参考にしてください。

カードを増やす前に、経理を誰が担うか整理する

法人カードは、使う枚数が増えるほど効率化できるとは限りません。使っていないカードや継続課金を確認し、資料を集める人、内容を承認する人、会計へ登録する人を決めることが先です。

経理を外部に任せる場合も、業務上の用途や購入の事情は会社側で分かるようにする必要があります。現在のカード一覧、引き落とし口座、会計ソフト、資料の保管場所、どこで確認が止まっているかを整理しておくと、委託する範囲を検討しやすくなります。