経理担当者が退職することになったら、まず「次の給与・支払い・請求を止めないこと」と「会社の資料・データを引き継ぐこと」を優先します。会計ソフトの操作をすべて覚えるより、直近の期限、作業の担当、未処理の一覧、資料の保管場所を把握する方が先です。

引継ぎ先は、すべての経理を一人に任せる形でなくても構いません。社内で行う承認や事実確認と、税理士へ依頼する会計入力・決算申告などを分けることで、担当者が変わっても仕事を続けやすくなります。秋田市の中小企業経営者に向けて、退職前から新体制への移行までの確認事項をまとめます。

最初の確認は「誰が、いつ、何をするか」

退職する方の仕事を、そのまま職務名だけで書き出しても、次の担当は動けません。「給与計算」「経理一式」を、資料を受け取り、処理し、確認し、承認する流れに分けます。

例えば月末の振込みなら、請求書を集める人、金額と支払先を確認する人、振込データを作る人、最終承認する人を区別します。実際に一人で行っている場合も、工程を分けて書くと、外部へ依頼できる部分と社内に残す部分が分かります。

直近の予定を一覧にする

業務 最初に確認する情報 次の担当に渡すもの
給与・賞与 締日、支給日、計算担当、最終承認者 勤怠、給与台帳、計算条件、未確認項目
仕入・外注等の支払い 支払日、承認日、未払額 支払予定表、請求書、口座確認の記録
売上請求 締日、発行日、送付先、取引条件 請求予定、未発行分、取引先別の注意点
入金確認 入金予定日、未回収先、相殺の有無 売掛金一覧、未入金・差額のメモ
会計入力 処理済み月、残高確認の状態 会計データ、証拠資料、不明取引一覧
申告・納付 対象税目、期限、既存の依頼範囲 申告書控え、届出、通知、納付予定

この表は社内管理の見本で、法定期限を網羅する表ではありません。実際の給与・請求・支払日は、自社の契約と運用で確認します。税金などの期限は、届出や通知の内容、現在の顧問税理士との分担も照合してください。

退職前に残す資料は、5つのまとまりで考える

1．会計帳簿と、どこまで確認したかの記録

試算表、仕訳帳、総勘定元帳、補助元帳、固定資産台帳などの所在を確認します。会計ソフトのデータがあっても、どの月まで入力し、どの残高まで確認したかが分からなければ、引継ぎ後の作業を決めにくくなります。

「8月まで入力済み、預金は一致、売掛金は一部確認中」というように、処理と確認を分けて記載します。未確定の数字を確定済みと扱わないことが、引継ぎ後の修正を減らす第一歩です。

2．売掛金・買掛金・未払金の内訳

取引先別に、残高、請求書、入金・支払予定、差額の理由を確認します。残高の合計だけでなく、「どの取引が、なぜ残っているか」が重要です。

入金額が少ない場合でも、振込手数料、相殺、返品、請求漏れなど理由はさまざまです。不明な差額を雑費などで消す前に、取引先とのやり取りや担当者の認識を記録します。

3．給与・税金・社会保険などの継続資料

給与台帳、従業員の入退社情報、勤怠の集計方法、支給控除の設定、各種通知や納付関係資料の保管場所を確認します。給与ソフトのデータだけでは、なぜその金額で計算しているか分からないことがあります。

給与計算を誰に依頼しているか、年末調整や届出まで契約に含まれているかも整理します。経理担当者の退職を理由に、すでに外部へ依頼している作業を社内で二重に始めないようにしてください。

4．契約書と定期的な支払いの資料

借入れ、リース、賃貸借、保守、サブスクリプションなど、毎月または定期的に発生する契約をまとめます。契約書、支払方法、更新時期、解約条件、社内の担当者が分かる一覧にします。

通帳に毎月同じ金額があるだけでは、契約更新や価格変更に対応できません。請求書が届くメールアドレス、Webから明細を取得するサービスも含めて、担当者個人の記憶に依存していないかを確認します。

5．過去の決算書・申告書と受付結果

前期の決算書、法人税・地方税・消費税などの申告書、届出、受付結果、過去の税務に関するやり取りを整理します。紙のファイルがあっても、電子データが別の端末だけに残っている場合があるため、保管場所を確認してください。

過去の処理の理由は、担当者が在職しているうちに聞けると役立ちます。大きな残高や例年と違う処理があれば、判断の経緯、確認した人、根拠資料を残しましょう。

パスワードの一覧だけでは引継ぎにならない

会社のシステムが、退職する方の個人メールや携帯電話だけで認証されている場合、退職後に資料を取り出せなくなることがあります。サービス名、会社の管理者、契約名義、請求先、認証方法を一覧にしてください。

会計ソフト、銀行、決済サービス、請求書発行、給与、クラウド保管など、それぞれで必要な権限は異なります。会社の規程と各サービスの手順に従い、引継ぎ先が必要な範囲で利用できるかを確認します。

その際、全員で同じIDとパスワードを共有すればよいとは限りません。閲覧、入力、支払承認の権限を分けられる場合は、その区分を踏まえて運用を決めます。銀行の暗証番号や認証コードを、税理士への一般的な問い合わせに添付する必要はありません。

引継ぎ確認では「管理者を変更した」だけで終わらず、会社の担当者が必要な帳票や証拠資料を取り出せるかを確かめます。退職後の権限見直しと、必要な記録・資料の保管も別々に考えましょう。

税理士に任せる仕事と、会社側に残す仕事を分ける

経理担当者の退職をきっかけに、会計入力を外部へ依頼する会社もあります。しかし、会計入力を任せることと、請求や振込みまで任せることは同じではありません。

業務 事務所への相談事項 会社側で整理する事項
記帳・会計入力 入力する期間、資料、取引量、確認方法 取引事実、資料の提出者、不明点の回答者
請求・入金管理 代行できる範囲と、会計処理との分担 請求の根拠、取引条件、未回収先への対応
支払管理 資料整理・データ作成等をどこまで依頼するか 支払先・金額の確認、最終承認
給与計算 対象人数、対応業務、資料の締日、追加費用 勤怠・入退社・支給条件の確定
決算・申告 未処理期間、申告対象、過去資料の引継ぎ 在庫・資産・取引の実態と申告内容の確認

秋田税理士事務所では会計入力からの依頼に対応しています。給与計算や経理関連の追加業務も、依頼内容と契約範囲を確認してご案内します。請求書発行や振込みなどを含め、どの作業でも標準顧問料内で引き受けるという意味ではありません。

社内に残す仕事を明確にすると、経理経験の少ない方でも、資料を集めて内容を確認する役割を持ちやすくなります。誰も承認しない支払い、誰も答えられない取引を残さないことが、入力作業の外注と同じくらい重要です。

引継ぎは「退職日」だけでなく「基準日」を決める

月末退職でも、月末までの資料がすべて退職日当日に届くとは限りません。カード明細や仕入請求書などは後から届くことがあります。どの日付の、どの種類の資料まで旧担当が処理するかを決めます。

例えば、9月末に退職する方が9月20日まで入力し、残りは新担当が処理する場合、9月分をまとめて再入力すると重複します。仕訳の最終日や番号、資料の処理済み表示、未入力の所在を残す必要があります。

新体制で会計入力を税理士へ依頼する場合も、既存ソフトのデータを引き継ぐのか、出力帳票を基に開始するのか、途中の修正を誰が行うかを確認します。データ形式や権限を実際に確かめる前に、移行できると決めつけないようにしましょう。

引継ぎ完了を確かめる5つの状態

  • 次回の支払・給与・請求の予定と担当が分かる。
  • 会計入力の最終日と、未処理資料の所在が分かる。
  • 預金・売掛金・買掛金などの残高の確認状況が分かる。
  • 会社の担当者が必要なシステムと資料へアクセスできる。
  • 不明事項の一覧に、確認する人と次の作業が記載されている。

「引継ぎ資料を受け取った」だけでなく、次の担当が実際に仕事を動かせるかを確認します。すべての不明点が解決していなくても、未解決の内容と処理の担当が明確なら、その後の確認を進めやすくなります。

退職までの期間別に、優先順位を変える

退職まで1か月程度あり、本人に確認できる場合

仕事の一覧を作り、次の担当が一度実際に処理してみる機会を設けます。口頭説明だけでは、請求書の送付先、給与の例外処理、承認が必要な場面などを見落としがちです。

通常月と決算・年末調整などの特別な時期は分けて記録します。毎月は発生しないが、年に一度必ず必要になる仕事がないかを確認してください。

退職まで1週間程度で、時間が限られている場合

直近の支払いと給与、請求、申告・納付など、止まると影響が大きい仕事を先に整理します。その後、会計データと証拠資料の確保、未処理一覧、システム管理者の確認を進めます。

短期間ですべての操作を習得することを目標にせず、「来月の業務を誰が動かすか」を具体化します。外部へ依頼したい場合は、退職予定日と現在の資料の状態を早めに伝えましょう。

急な退職や休職で、本人に確認しにくい場合

まず会社が保管している契約書、過去の申告書、銀行明細、請求書、ソフトの出力帳票など、確認できる資料を集めます。分からない取引は無理に推測で埋めず、事実と未確認事項を区別します。

退職した方の説明がないからといって、帳簿の差額を架空の科目で消してしまうと、後の確認が難しくなります。最終的な内容の確認に時間が必要であることも含め、税理士に状況を共有してください。

モデルケース｜請求・給与・記帳を一人に任せていた会社

次は引継ぎの考え方を示す仮定例で、当事務所の顧客実績ではありません。従業員5人の工事会社で、経理担当者が翌月末に退職予定、社長は現場業務が中心とします。

担当者は、請求書発行、入金確認、給与計算、支払予定表の作成、会計入力を行っています。この状態で「全部を次の事務員に任せる」と決める前に、仕事を次のように分けます。

仕事 引継ぎ時の決め方 確認する資料
工事の請求 現場責任者が完了・請求条件を確認し、社内担当が発行する 契約、工事一覧、請求予定
支払い 社内で請求書を集め、社長が承認する 支払予定、未払一覧
給与 勤怠を社内で確定し、計算をどこへ依頼するか決める 給与台帳、支給条件、勤怠
会計入力 資料の提出担当を決め、税理士への依頼範囲を確認する 試算表、仕訳データ、通帳、各種明細

この会社では、現場の事情を知る人が工事の完了や請求条件を確認する必要があります。会計入力を外部へ任せても、取引の根拠を確認する役割までなくなるわけではありません。

反対に、社内担当が簿記を一から学びながら全件を入力する必要があるかは検討できます。事実確認と会計処理を分けることで、経験の少ない担当者にすべてを背負わせず、現場も含めた役割分担を作れます。

後任を採用するか、会計入力を依頼するか

後任の採用と外部への依頼は、単純に月額費用だけで決めません。仕事の量、毎日の対応が必要な作業、社内でしか確認できない内容、現場や営業との連絡を見ます。

日々の請求・支払管理が多い会社では、社内に担当を置き、会計入力や申告を税理士へ依頼する組み合わせも考えられます。取引量が限られ、社長が資料と承認を管理できる場合は、外部への依頼範囲を広げられるかを相談します。

比較する費用には、採用費、教育時間、ソフト等の利用料、引継ぎ期間、外部への会計入力料や追加業務を含めます。社内採用ならすべて無料で処理できる、外注なら何でも対応してもらえる、と置かず、同じ仕事の範囲で見積もることが大切です。

秋田税理士事務所への依頼費用も、遡って処理する期間、資料の整理状態、取引量、追加業務などで変わります。現在の作業表を持参いただくと、必要な支援と社内に残す仕事を具体的に検討できます。

引継ぎ中の差額を、資料から確かめる具体例

売掛金に、回収済みか分からない20万円が残っている

売掛金一覧にA社20万円が残っているとします。まず請求書と入金履歴を照合し、未入金なのか、別名義で入金されているのか、他の請求とまとめて振り込まれたのかを調べます。

「前の担当が何も言っていなかったから未回収」「入金が見当たらないから貸倒れ」と早く結論を出すのは避けます。請求の対象、入金の候補、取引先とのやり取りを記録し、回収管理の問題と帳簿処理の問題を分けて確認してください。

同じ請求が、紙のファイルとメールに両方ある

B社の請求書について、紙を見て旧担当が支払予定へ登録し、メールを見た新担当も登録すると二重払いにつながります。請求書番号、対象期間、金額、支払い済みかを合わせ、同じ請求と分かるようにします。

紙があるからメールを消す、メールがあるから紙を捨てる、という対応を一律に行う必要はありません。証拠資料を保存する仕事と、支払予定や会計入力への重複登録を防ぐ仕事を分けて整理します。

預金残高は合うが、何の経費か分からない

預金残高が一致していても、勘定科目や取引内容が正しいことまでは確認できません。振込先の会社名だけで、広告、外注、設備購入などを決めず、請求書や契約書を確認します。

どうしても確認できない取引は、日付、金額、相手先、分かっている事実を残します。新しい担当者が判断した内容と、過去担当者から受けた説明も区別できると、後からの質問に対応しやすくなります。

給与の引継ぎは、計算ソフトと元の条件を一緒に確認する

給与ソフトを開けば前月の金額を見られても、そのまま次月へコピーしてよいとは限りません。勤怠、入退社、手当、控除、支給条件の変更など、入力する前の情報を誰が確定するかが重要です。

引継ぎメモには、勤怠を締める日、管理する部署、給与計算をする人、計算結果を確認する人、振込承認をする人を記載します。給与に関する通知や変更資料が、経理担当者個人のメールだけに届いていないかも確認してください。

税理士へ給与計算を追加依頼する場合でも、出勤日数や残業時間の事実確認を事務所がすべて行うとは限りません。会社が確定して渡す資料と、計算を依頼する範囲を契約に沿って確認します。

また、賃金や労働時間などの社内ルール、社会保険の手続きには、それぞれの確認が必要です。経理担当者の退職を理由に、税務顧問契約ですべての業務が自動的に引き継がれるとは考えず、事務所へ仕事内容をまとめてお伝えください。

社長が確認する引継ぎ報告の一枚見本

社長へは、何十ページもの操作手順とは別に、直近の予定と未完了の事項を一枚で報告すると判断しやすくなります。以下は記載欄の例です。実際の会社の支払日、取引量、依頼範囲に合わせて使います。

項目 報告する内容 社長が決めること
次の支払い 支払予定総額、承認待ち、資料不足 承認日、支払優先順位、確認の指示
売上請求 発行済み、未発行、現場確認待ち 確認する責任者と連絡時期
会計 入力済み月、残高未確認、資料不足 社内・事務所の分担と依頼開始範囲
システム 会社の管理者、権限変更、データ取得状況 必要な権限と管理する担当者
税務等 近い期限、外部への依頼状況、不明点 相談する事項と資料提出の優先度

報告には「問題なし」だけを書かず、確認した範囲を残します。例えば「支払いは問題なし」より「今月末予定分の請求書は取得済み、追加請求は未確認」と記載する方が、次に必要な確認を判断できます。

未完了の作業があること自体を責める仕組みにすると、問題が見えにくくなります。誰がいつ何を確かめるかを決めるために使い、推測で完了扱いにしないことが、引継ぎ後の業務を守ります。

一人経理へ戻さないために、引継ぎ後も残す記録

担当者が交代した後も、仕事の予定表、未処理一覧、残高確認の記録は更新します。操作の手順だけでなく、例外が起きたときに誰へ確認するかまで書いておくと、次の交代にも対応しやすくなります。

社長は、すべての仕訳を入力する必要はなくても、大きな支払い、未回収の売掛金、借入返済、税金の予定を把握します。資料作成、確認、最終承認を一人へ集中させない運用を考えてください。

また、毎月の帳簿が完成しているかだけでなく、いつの取引まで反映しているか、不明事項が何件残るかを確認します。数字の意味を説明できる人を社内と事務所の間で決めておくことが、継続した管理につながります。

経理担当者の退職でよくある質問

今の顧問税理士は、そのままにしてよいですか。

社内担当者の退職と税理士変更は別の問題です。現在の契約で会計入力を追加できるか、必要資料をどう渡すかを確認します。税理士変更自体を検討する場合は、既存の税理士変更ガイドで契約・資料の引継ぎを確認できます。

会計ソフトのデータがあれば引継ぎは十分ですか。

取引の根拠となる請求書や契約書、未処理一覧、残高の内訳も必要です。入力データがあっても、資料の不足や内容不明が残っている場合は、その確認から進めます。

経理を外部へ依頼したら、支払いも自動で終わりますか。

記帳と支払業務は別です。どこまでを依頼するか、会社が行う承認は何かを確認してください。税理士へ依頼する会計入力の内容は、経理代行・記帳代行ガイドでも説明しています。

秋田市で経理の引継ぎに困ったら、退職前からご相談ください

秋田税理士事務所では、現在の経理体制と資料の状態を伺い、会計入力・決算申告など、依頼いただける範囲をご案内します。退職予定日、決算月、処理済みの最終月、直近の支払予定をまとめてお知らせください。

引継ぎ資料を全部完成させてから相談する必要はありません。まず止めてはいけない仕事を確認し、資料提出・社内承認・会計処理を分けることで、社長や後任者が本業と経理の両方を抱え込む状態を見直せます。

秋田税理士事務所の税務顧問・会計入力サポート／経理の引継ぎについて問い合わせる