税務調査で概算経費率は使える？領収書・帳簿がない場合の実額確認と推計課税

一般の個人事業で「この業種なら売上の何％を無条件で経費にできる」という、一律の概算経費率を自由に選んで申告することはできません。必要経費は、原則として実際の取引と事業との関係に基づいて計算します。

ただし、領収書を1枚失くしたらすべての経費がゼロになる、という意味でもありません。取引を確認できる他の資料、計上時期、家事分との区分などを整理します。資料が不足して実際の所得を把握できない場合の推計課税と、納税者が任意に経費率を選ぶことも別です。

「過去の申告が売上の一定割合で計算されている」「帳簿や領収書がないまま調査の連絡が来た」という方は、秋田税理士事務所へご相談ください。元国税調査官の税理士が在籍し、残っている資料の整理から調査立会い、税務署への説明をサポートします。

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概算経費率は廃止された？何を指す言葉か確認する

インターネットや過去の申告の説明で使われる「概算経費率」は、同じ言葉でも意味が混ざっていることがあります。一般の事業所得の必要経費、消費税の簡易課税、特定の所得計算の特例、税務署の推計を分けてください。

「昔は認められていた」「以前の申告で何も言われなかった」という説明だけでは、現在の申告根拠にはなりません。一方、過去に使われた言葉だけを見て、ただちに不正と決めることも適切ではありません。実際にどの計算方法を、どの取引・制度に使っていたかを確かめます。

廃止年を一つ挙げて説明するより、今の申告が何に基づいて計算されているかを確認することが重要です。過去の申告書、決算書、集計表、担当者からの説明を一緒に用意してください。

「売上の40％を経費にした」は、何が問題？

例えば、売上1,000万円に一律40％を掛け、400万円を必要経費としたとします。この計算だけでは、何に支払い、実際に費用が発生し、事業に必要で、その年の経費になったのかを確認できません。

実際の費用が400万円あるなら、その取引と集計根拠を説明します。資料から確認できる費用が350万円の場合、残り50万円について何があるのかを調べます。「同業者も40％だから」「去年も同じ割合だったから」という理由だけで、不明な部分を埋めないでください。

また、経費率が高いこと自体で、すべての経費が否認されるわけではありません。仕入れが多い事業、外注を利用する事業、設備更新の時期など、事業の形態や取引の内容によって割合は変わります。

同業平均は、異常を調べる手掛かりにとどめる

経費率は、事業の変化を把握する分析には役立ちます。ただし、同じ業種名でも、店舗の有無、賃貸か自己所有か、従業員数、外注の範囲、商品構成が違えば、必要な費用は異なります。

平均より高かったら、何が増えたかを科目別に確認します。平均より低いから正しいとも限りません。売上の漏れと経費の漏れが同時に起きて、見かけの割合だけ合っている場合も考えられます。率の比較と、取引の正確性の確認を分けて進めます。

必要経費を説明するための4つの確認

1．実際に発生した取引か

請求書や領収書だけでなく、契約、注文、納品、業務の記録、支払との関係を確認します。請求書の名前だけ存在していても、取引の実態がなければ、そのまま経費にできるわけではありません。

反対に、領収書が見つからなくても、契約書、相手方発行の明細、口座振込、納品記録などから事実を確認できる場合があります。資料の名称だけで決めず、何が裏付けられるかを整理します。

2．事業のための支出か

事業と無関係の生活費を経費にはできません。事業と私用の両方に使う家賃、通信費、車両関係費等は、事業に必要な部分を合理的に区分する必要があります。

例えば自宅兼事務所であれば、使っている場所や用途などを確認します。車両であれば、業務内容や利用記録等を基に説明します。「どの事業者も半分でよい」といった一律の割合は使わず、実態と記録に合う区分を検討します。

3．その年の経費か

支払日だけで、必要経費の年分が決まるとは限りません。前払、未払、在庫、固定資産などの取扱いを確認します。借入金の元本返済と利息も区別します。

例として、翌年のサービス代を年末に支払った場合や、数年間使う機械を購入した場合は、払った全額を直ちにその年の通常経費へ入れてよいか確認が必要です。支払金額が分かったことと、計上すべき金額が確定したことは同じではありません。

4．帳簿と資料をつなげられるか

資料が箱に入っているだけでは、申告書のどの金額に対応するか分かりにくくなります。日付、相手方、内容、金額、計上科目、対象年分を整理し、帳簿と対応させます。

領収書がない場合に、集め直せる資料

まず、なくなったのが領収書だけか、取引の記録全体かを分けます。紙が見つからなくても、電子メール、購入サイト、会計ソフトへの添付ファイルなどに残っている場合があります。

1. 購入サイト・取引先の請求書や領収書を取得できるか確認する。
2. 銀行・カード・決済サービスの明細を確保する。
3. 契約書、注文履歴、納品書、業務メールと対応させる。
4. 事業用・私用、経費・資産・返済などに分類する。
5. 元の記録と、後から作成した説明表を分けて保存する。

資料の再取得は、取引があったことを確認するために行います。存在しない取引の請求書を作ってもらう、日付や内容を事実と異なる形に直してもらう、といった対応はしないでください。

通帳だけでは分からないことを補う

通帳は支払った事実を示す手掛かりになりますが、支払内容まですべて分かるとは限りません。同じ10万円の出金でも、仕入、借入返済、生活費、資産購入では扱いが違います。

引き出した現金を、そのまま全部経費にしないことも大切です。出金後に何に使ったかを、領収書、日報、取引先記録等で確認します。口座間の移動や事業主への払出しが混じっていないかも調べます。

出金伝票だけで、何でも認められるわけではない

領収書がない支出について、日付、相手方、内容、金額などの記録を整理することは有用です。ただし、後から自分で出金伝票を書けば、支出の存在や事業性が必ず認められるという意味ではありません。

記録を作成した経緯、分かっている事実、裏付けとなる他の資料を明確にします。記憶が曖昧な部分を断定的に埋めないことが重要です。

消費税は、所得税と別に保存要件を確認する

所得税の経費を説明できる場合でも、消費税の仕入税額控除には帳簿・請求書等の保存や、特例の条件が関係します。カード明細だけで足りるかどうかも、取引ごとに確認します。

詳しくは、消費税の調査とカード明細・インボイスの確認をご参考ください。「経費になるから、消費税も当然に全額控除できる」と一つの判断で済ませないようにします。

帳簿がない場合、税務署はどう所得を計算する？

実額を確認できるかを先に整理する

帳簿が未作成でも、請求書、決済履歴、通帳、仕入先の明細などから、実際の取引を確認できる場合があります。何も確認せず「帳簿がないから好きな経費率でよい」とすることはできません。

売上、仕入、外注、給与、固定資産、家事との共用など、項目ごとに確認できる資料を分けます。売上だけ分かる場合、経費の一部だけ分かる場合など、確認の程度を明らかにしてください。

税務署から帳簿を求められたときは、手元にあるものとないもの、復元に必要な時間を説明します。確認可能な資料があるのに一切見せない対応は、問題を大きくするおそれがあります。

推計課税には、必要性と計算方法の合理性が関係する

推計課税は、帳簿書類の不存在・不備等によって、実際の所得金額を直接の資料から把握できないような場合に、間接資料等を使って所得を推計するものです。青色申告の承認の扱いも別途確認する必要があります。

同業者の率、生産量・販売量、資産や債務の増減など、事案に応じた情報が関係する場合があります。ただし、税務署が好みの率を自由に使ってよいものではなく、推計する必要があるか、その方法が合理的かを確認します。

また、納税者が「実額だと税金が多いので、推計に変えてほしい」と好きな方を選ぶ制度でもありません。実額で計算できる資料があるなら、その資料との関係を確認することが基本になります。

推計額に疑問があるときは、前提を具体的に確認する

「うちはそんなに利益が出ていない」と伝えるだけでは、どの数字が違うのか分かりません。売上の基礎になった数量、単価、営業日数、類似する事業者との条件、特別な支出など、どこに違いがあるかを整理します。

実額の経費を主張する際も、収入との対応や全体の取引を説明する必要がある場合があります。一部の大きな領収書だけを出せば、それ以外は確認されないと考えないでください。具体的な資料に基づき、税務署への説明を進めます。

生活費から「売上が少なすぎる」と言われることもある

所得と、生活に使える現金は同じではない

税務調査では、申告した所得、生活費、預金や借入の動きに整合性があるかを質問される場合があります。例えば所得が200万円なのに、年間の生活費等が500万円ある場合、その資金がどこから来たかが確認事項になり得ます。

ただし、差額300万円が直ちに売上除外になるわけではありません。以前の貯蓄の取崩し、借入、配偶者の収入、資産売却などが関係している場合もあります。実際の資金の出所を、記録で説明します。

「可処分所得」という言葉は、家計の余裕を考える際にも使われますが、それだけで税務上の所得を決める計算式ができるわけではありません。生活費と申告所得の差を手掛かりに、資金の流れを確認するという理解が必要です。

資金繰りを整理する例

次は、資金の出入りを整理するための単純な例です。税務上の所得計算そのものや、実際の顧客事例ではありません。

この例なら、生活費500万円すべてを当年の事業所得で賄ったという前提ではありません。ただし、預金の取崩しや家族の負担が実際にあることを、明細などで確認する必要があります。説明のために架空の借入や贈与を作ることはできません。

反対に、根拠のない支出を事業経費に入れ、家計の支出と二重に説明してしまうと、取引の整理が難しくなります。事業と家計の資金を分け、両者の移動を一度だけ記録してください。

預金が増えた理由も、取引単位で説明する

預金残高の増加にも、売上以外の理由があります。借入金や別口座からの振替を区別し、どこから来たお金なのかを確認します。自分の口座間で同じお金が動いた場合、両方の入金を売上として数えないようにします。

個人口座やパソコンの確認、取引先への質問については、税務調査の現物確認と反面調査もご参考ください。

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「概算」の言葉が出ても、別の制度なら区別する

消費税の簡易課税は、所得税の経費率ではない

簡易課税制度は、一定の条件を満たす事業者が、事業区分のみなし仕入率等を使って消費税を計算する仕組みです。所得税の必要経費を一律の割合で計算する制度ではありません。

例えば、簡易課税で消費税の申告をしている個人事業主でも、所得税の事業所得については、実際の売上や経費を計算します。消費税の計算明細に率が書かれているからといって、所得税でも同じ率を使えるわけではありません。

医業などの特例を、一般の事業へ広げない

社会保険診療報酬の所得計算など、法令上、対象や要件を定めた特例はあります。また、家内労働者等の必要経費の特例のように、一定の人を対象とする制度もあります。

これらは、誰でも業種別の経費率を自由に選べる仕組みではありません。対象となる収入、実際の業務、他の収入の有無、計算や申告の要件などを確認します。「医業以外には例外が何もない」と言い切ることも避け、該当する制度があるか個別に確かめます。

過去の申告に根拠不明の経費があるとき

まず、申告書と経費の集計表、帳簿、保存資料を照合します。書類を見ずに、以前の担当者や税理士の年齢・方針だけで正誤を決め付けないでください。実額で集計した結果、毎年似た割合になっている可能性もあります。

本当に概算額で処理していた場合は、どの費用について、どの年分に、どの根拠で金額を計上したかを確かめます。確認できる実額と照らし合わせ、誤りがある場合の対応を検討します。

税額が不足していた場合と、納め過ぎていた場合では手続きが異なります。調査の通知前後、対象税目、各年の期限なども関係するため、「全部まとめて経費をゼロにして出す」「去年の申告書だけ直す」といった対応を急がないことが大切です。

概算経費だったら、必ず重加算税や7年遡及になる？

計算に誤りがあったことだけで、必ず隠蔽・仮装があると決まるわけではありません。重加算税や更正等の期間は、それぞれの要件と事実を確認します。ただし、架空の資料を作って経費の根拠に見せるような行為はしないでください。

重加算税については、重加算税の判断と調査での対応、期間については、無申告の調査と過去に遡る年数をご参考ください。

帳簿不足と、青色申告の扱いも別に確認する

帳簿の不備や提示の問題は、青色申告の特別控除や承認取消しに関係する場合があります。ただし、経費の一部が説明できないだけで、直ちにすべて同じ結論になるわけではありません。

どの帳簿があり、どの資料が欠け、どこまで取引を復元できるかを説明します。青色申告の承認取消しと特別控除の違いもご参考ください。

調査への回答を進めるための整理表

調査官に質問されたときは、資料で分かっていることと、記憶だけのことを区別します。その場で答えられない内容は、確認する資料と回答の見込みを整理してください。提出した後に同じ数字を何度も変えることを減らすためにも、回答の根拠を残すことが大切です。

経費を復元するときの、取引別の整理例

以下は資料の使い方を説明するための仮の例です。実際の顧客事例や、必ず経費として認められる資料の組合せを示すものではありません。

例1：振込で払った外注費の領収書がない

外注先へ30万円振り込んだ記録があっても、振込の事実だけでは業務内容や対象期間が分からないことがあります。請求書、契約、成果物、作業報告、業務メールなどと対応させます。

例えば、請求書に「業務委託料」とだけ書いてある場合には、どの仕事を、いつ行い、何を納品したかを確認します。同じ相手方へ私的な支払や立替精算もしているなら、区分が必要です。消費税や源泉徴収等についても、取引の実態に応じて別に確認します。

「外注費だからこの割合まで認められる」と率で埋めず、実際の業務と金額を整理します。振込額の全部が当年の必要経費に当たるかも、対象期間や内容から判断します。

例2：現金で材料を買い、レシートの一部を失くした

仕入先が分かるなら、請求明細や購入履歴を確認できるか調べます。納品記録、在庫、作業日報などがある場合は、それぞれがどの購入に対応するかも整理します。

一部の月だけ資料が残っている場合、その月の仕入率を全月へ機械的に掛ければ正しい金額になるとは限りません。繁忙期・閑散期、価格改定、まとめ買い、期末在庫の変化があるためです。確認できる実額と、まだ確認できない部分を分けて伝えます。

現金出金と購入の関係も確認します。銀行から50万円引き出したから材料を50万円買った、とは限りません。事業主への払出しや手元残高と混ざっていないかを確かめてください。

例3：自宅の家賃や通信費を、全額経費にしていた

実際の用途を確認し、事業と家事の両方に関係する支出を区分します。契約書に事務所という言葉があるだけで全額が事業費になるのでも、住所が自宅だから全額認められないのでもありません。

使用する部屋や用途、業務で使う時間・範囲など、支出の性質に合う根拠を整理します。通信契約が複数ある、家族も利用するなどの事情も確認してください。全科目に同じ割合を使うのではなく、家賃、電気、通信、車両等で区分の根拠が適切かを考えます。

月ごとの復元表を作るときの注意

過年度の資料をまとめ直す際は、1年分の経費総額だけを作るより、月・科目・取引先などへ戻れる形にすると確認が進みやすくなります。ただし、表を埋めること自体を目的にしないでください。

同じ取引を、請求書の月とカード引落しの月に二度入れてしまうこともあります。再取得した明細を追加する際は、すでに記録した取引との重複を確認します。反対に、年末の未払費用など、入出金だけでは拾えない項目も点検します。

確認が進んで金額を直した場合は、どの資料に基づいて直したかを残します。元のファイルをすべて上書きするのではなく、当初の記録と訂正・復元の説明を区別してください。

家計の説明で見落としやすい、所得と現金の違い

売上が増えても入金が翌年なら、当年の現金が同じだけ増えるとは限りません。借入元本を返済すれば現金は減りますが、それをそのまま必要経費にすることはできません。減価償却費は、当年の現金支出と一致しないこともあります。

このように、税務上の所得と、口座や手元の現金が増減する理由は一対一ではありません。調査で生活費の説明を求められた場合には、所得の計算表だけでなく、入出金と資金移動も整理します。

同じ資金を、借入金と事業収入の両方に数えたり、生活費の引出しと実際の支払の両方で二重に減らしたりしないようにします。家族の収入を生活費の原資として説明する場合も、事業売上を家族口座へ移しただけのものではないか、実際の流れを確認してください。

不明点を無理に消して「帳尻が合った表」を作るより、確認できない差額を分けておく方が、追加で調べるべき資料が明確になります。資料を整理する段階から、秋田税理士事務所へご相談いただけます。

資料不足の状態から、取引ごとに確認を進めるには

領収書や帳簿が見つからず、何から集め直すか迷う方は、資料の再取得・経費復元・重複防止の手順をご参考ください。実額の確認では、資料がある支払も、在庫・固定資産・借入返済等と区別して処理します。

複数の口座や家族との資金移動は、通帳の入金を説明する準備、物品の計上は期末在庫の照合と固定資産と減価償却の確認で詳しくご案内しています。ご本人だけで数字を合わせず、今ある資料と不足を当事務所へお知らせください。

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