税務調査で領収書を紛失・帳簿がないとき｜資料の再取得と経費確認の進め方

税務調査の連絡を受けて領収書が見つからない場合は、不足する期間と取引を分け、購入先の記録、請求書、決済履歴、通帳などから実際の支払と事業内容を確認します。全ての経費が自動的にゼロになるわけでも、後から出金伝票を書けば全て認められるわけでもありません。

秋田税理士事務所では、資料が未整理・一部紛失している段階からご相談を承ります。元国税調査官の税理士が在籍し、今ある記録の確認、追加で集める資料、税務署への説明を整理します。資料を完璧に作り直してからご連絡いただく必要はありません。

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最初に「領収書だけがない」のかを確認する

領収書がない状態には、紙を紛失した、電子データの保存先が分からない、帳簿も作っていないなど、異なる事情があります。まず、どの年分・店舗・口座・費用で、何の資料が不足するかを一覧にします。

例えば、年間の領収書はないが毎月の請求書は残っている場合と、現金払いの取引先・金額から分からない場合では、確認の順序が違います。税務署へも、ある資料とない資料、追加取得を調べているものを区別して説明します。

紛失や端末故障に気付いた経緯も残します。ただし、事故を説明できれば保存義務や課税判断が自動的になくなるという意味ではありません。残っているデータを保全し、再取得できる範囲を調べることが先です。

不足資料の一覧を作るときは、月・取引・税目を分ける

領収書がないときに、最初から一年分の経費合計を作り直すと、何が確認できて何が不足か分かりにくくなります。対象期間を月ごとに区切り、取引先や科目ごとに、帳簿・請求・支払・業務内容のどれが残っているかを一覧にします。

同じ取引でも、支払の事実は確認できるが事業目的が分からない、仕事は確認できるが金額や対象期間が不明など、足りない情報は異なります。取引の有無、必要経費・損金の計算、消費税の仕入税額控除を一つの欄だけで判定しないことが大切です。

この表は作業の整理用です。記載した資料がそろえば全ての税目で必ず認められるものではありません。元の取引へ戻れる資料を確保し、その取引に適用する要件を別に確認します。

請求書・領収書・通帳が同じ取引かを判断する

日付と金額が同じでも、別の取引の場合があります。毎月同額の契約、同じ日に複数回買い物をした場合、複数の従業員が同じ店を使った場合などです。取引先、注文番号、購入内容、利用者、業務との対応を確認します。

反対に、請求日と支払日が違い、金額も手数料や相殺で異なるが、同じ取引という場合もあります。一致する項目だけで判断せず、請求から支払までのつながりを残します。まとめ払いなら、振込一件へ複数の請求をひも付けます。

後から領収書が出てきた際も、既に復元した取引の裏付けを追加するのか、未記録の別取引なのかを確認してください。同じ支出を二重に足したり、重複と誤認して別の支出を除外したりしないようにします。

仮例：通販履歴とカード、口座引落しが全て残っている

事業用の備品を11,000円で購入し、通販サイトの注文履歴、カードの利用明細、翌月の口座引落しがあるとします。三つの記録は、三回分の経費を示すとは限りません。購入の内容と、決済・支払の記録として一件へ対応させます。

この仮例は税込金額の照合だけを説明しており、減価償却・少額資産等の適用や消費税の控除可否を示すものではありません。取引の中身を確認してから、その年の費用、資産、在庫等の処理を検討します。

現金払いの資料が少ないときの確認順序

まず、取引先と内容を特定できるかを確認します。日報、予約・作業の記録、納品書等に手掛かりがある場合、どの支出と対応するかを調べます。次に、実際の購入金額・支払時期を、仕入先の請求明細や購入記録等で確認します。

現金を引き出した総額だけを経費の総額にする方法は使いません。銀行から引き出した後に、生活費、釣銭、預り金、別口座への入金等へ回した可能性もあるためです。業務用の支払を確認する表と、手元現金の残高を説明する表は分け、資金移動を二重に数えないようにします。

金額を思い出せない場合に、他の日のレシートを参考に同じ額を記載するのも適切ではありません。確認できる事実、不明な部分、間接的な資料しかない部分を区別してご相談ください。実額の確認が難しい場合の推計一般は親記事で扱い、このページは資料を集めて取引を確かめる作業へ集中します。

私用を含むレシートや、まとめて発行された請求書

一枚のレシートに仕事用と家族用の商品が含まれている場合は、品目と用途を分けます。事業口座や会社のカードで支払っただけで、全額が事業の費用になるわけではありません。必要な事業分があるのに、私用が混じったという理由だけで全て同じ扱いにするものでもありません。

一枚の請求書に複数月のサービスや設備、保守等が含まれる場合は、対象期間と内訳を確認します。支払った年へ全て入れるかどうかは、請求書を再取得できたという事実だけでは決まりません。支出の種類と計上時期、私用との区分を整理します。

元の書類の文字を消して事業分だけに見せるのではなく、元資料と説明用の内訳を分けて残します。どの品目をどう区分したか分かれば、後から別の担当者や税理士が同じ取引を確認するときにも役立ちます。

税務署への提出用に、復元した資料をまとめる

提出用の表には資料番号を付け、元データや再取得書類のどこへ戻ればよいかを残します。例えば「資料3の振込明細・行12」と「資料4の請求番号」を一つの取引へ対応させると、金額だけを並べた一覧より根拠を確認しやすくなります。

当時の資料と、調査準備で新たに作った説明表は区別します。書類の不足期間も明記し、十二か月分のうち十か月分しかない表を、年間全体の記録のように示さないでください。追加取得中のものは、取得見込みと確認の担当を整理します。

提出した後に誤りが見つかれば、資料番号、該当行、訂正前後、理由を記録します。訂正の回数が多くならないよう、提出前に取引の重複、対象期間、集計の範囲と金額を確認します。税務上の検討と説明の組立ては、当事務所が受任範囲に応じて進めます。

今後の紛失を減らすために、資料の入口を整える

購入・支払の担当者が違う場合は、誰が電子領収書を取得し、どこへ置き、いつ事務所へ共有するかを決めます。カード連携をした人と、購入サイトのアカウントを管理する人が別なら、明細だけ集まって領収書が残らないこともあります。

退職やサービス解約の前には、対象期間の履歴や請求書を取得できるかを確認します。会計ソフトに数字が残っていることと、税務上保存が必要な資料が残っていることは別です。紙と電子、それぞれの保存方法と受け渡しの分担をご案内します。

日々の資料管理まで一人で税法を調べて決め続けるのではなく、実際の購入・取引が分かる資料を共有し、処理に迷うものを当事務所へ伝える流れを作ります。過年度の整理と今後の経理を分けて進めることで、同じ資料不足を繰り返さない体制を整えます。

再取得する資料は、支払と仕事の内容をつなぐ

購入先のサイトで領収書や請求書を取得できる場合は、対象期間と注文番号を確認します。メールの添付、会計ソフトに保存したファイル、以前の経理担当者へ渡した資料なども探します。同じ取引の別の写しを二度計上しないことが必要です。

請求書だけで実際の支払が分からないときは、通帳や決済記録と照合します。反対に振込だけが分かる場合は、何の仕事や購入に対する支払かを契約・納品・作業記録で補います。どの資料も単独で全てを証明する万能な書類ではありません。

取引先へ確認する際は、当時の事実を確認するために行います。存在しない領収書を作ってもらう、実際と違う日付や内容へ直すといったことはしないでください。再発行や再取得の経緯と、元の取引との関係を記録します。

経費として確認する4つの観点

支払や債務の存在

誰にいくら、何の対価を負担したかを確認します。銀行から引き出した現金は、それだけで購入代金を示すものではありません。現金を手元に残した分、生活費、他口座への移動も区別します。

事業での必要性

同じ店舗で買ったものでも、業務用品と私用の商品が混じる場合があります。品目、使った場所、対象の仕事などから整理します。自宅や車の共用費は、支出の性質と実態に合う区分の根拠を確認します。

年分・事業年度と処理

支払った全額がその年の通常の経費になるとは限りません。在庫、固定資産、前払、借入元本の返済等を区別します。資料の再取得で金額が判明した後も、計上時期の検討が残る場合があります。

帳簿・申告との対応

申告書の金額へどう集計したかを確かめます。請求書を使って既に入力した取引を、後からカード明細で追加すると重複します。複数年分を復元する場合は、前後の年へ二重に入れたり、どちらにも入れなかったりしないようにします。

仮例：30万円の外注費の領収書が見つからない

通帳に30万円の振込が残っている場合は、外注先、契約した仕事、作業や納品、請求、支払日を対応させます。振込名義だけでは、外注費なのか、立替精算なのか、私的な支払なのかが分からないことがあります。

同じ相手へ複数の仕事を頼んでいたなら、どの案件の対価かを一覧にします。前払いの部分や未完成の仕事があれば、その時期・処理も確認します。これは説明用の仮例で、資料の組合せをそろえれば必ず全額認められるという意味ではありません。

相手との関係や実際の働き方によっては、外注費と給与の区分もご参考ください。経費の事実確認と、消費税・源泉徴収の確認を一つで済ませないことが大切です。

出金伝票や説明メモに書くこと

領収書がない取引について、分かる事実をメモすることは役立ちます。ただし、当時の領収書のように見せるのではなく、誰がいつ何に基づいて整理したかを区別します。記憶だけの部分を、確認済みの数字と同じように扱いません。

帳簿を合わせるために、一年分を同じ日付へまとめたり、思い出せない相手先を仮の名前で確定させたりしないでください。不明欄を残せば、当事務所が次に必要な確認を整理しやすくなります。

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所得税・法人税の経費と、消費税の保存要件は別

支出の実態を説明できても、消費税の仕入税額控除には、帳簿・請求書等の保存や特例の要件が関係します。カード会社の利用明細は、通常、購入先の適格請求書の代わりにはなりません。

一方、請求書がない取引を全て同じ結論にするのでもありません。帳簿のみで認められる一定の取引や、少額特例等に該当するかは、取引日、金額、事業者の条件などで確認します。過去の期間にはその当時の制度を当てはめます。

一般課税、簡易課税等の計算方式も確認事項です。「所得税で経費にしたから消費税も同じ」「インボイスがないから全ての税目で費用がゼロ」とまとめず、消費税の税務調査と資料確認をご参考ください。

電子領収書が残っている場合、保存先と対象を確認する

メールや購入サイトで受け取った領収書・請求書等は、電子取引データの保存の確認が必要です。印刷物だけが見つかった場合も、元データを探します。会計ソフトの連携が済んでいても、購入先の領収書まで必要な形で保存されたとは限りません。

サービスを解約すると履歴を取得できなくなることがあります。まだアクセスできる期間の資料を確保し、取得日、対象期間、抽出条件を残します。過去のデータが取れない場合は、その状態と他の確認資料を区別します。

具体的な提出方法は、電子データの保存・提出準備もご参考ください。原本と加工した一覧、税務署へ提出した版を分けて保存します。

帳簿がないと、好きな経費率を使えますか？

一般の事業で、帳簿がないから自由な経費率を選べる制度はありません。実際の取引を直接の資料でどこまで確認できるかを先に整理します。売上だけ、経費の一部だけを抜き出して全体を説明したことにしないようにします。

税務署による推計の必要性や方法が問題になる場合は、実額で確認できる範囲、事業の条件、計算の前提を具体的に確認します。これは、納税者が自分に有利な計算法を自由に選べるという話ではありません。

推計や生活費からの説明との違いは、概算経費率・実額確認・推計課税のガイドで扱っています。本記事は、不足資料を集め直し、取引を復元する作業を中心にしています。

調査の予定日までに全てそろわない場合

不足の期間・取引、現在取得できたもの、確認先と取得の見込みを一覧にします。全部あるように見せるより、どこまで確認できたかを正確に伝えることが必要です。回答日を約束するときも、取得できるか未確認の資料を前提にしないでください。

当事務所では、税務署が求めている内容と期限を伺い、先に必要なもの、後から取得するもの、別の資料で確認を進めるものを整理します。ご本人には取引の実際や保管先の確認をお願いし、税務上の検討と説明の組立てを当事務所が進めます。

提出した後に新しい資料が見つかったら、どの回答や数字へ影響するかを確認します。以前の表を黙って置き換えず、追加・訂正した箇所と理由を残してください。

領収書の紛失について、よくあるご質問

全ての領収書がないと、依頼できませんか？

依頼前に全てそろえる必要はありません。ある資料と不足の状態、対象期間をお知らせください。確認できる取引と追加資料から、受任範囲と進め方をご案内します。

領収書がないだけで、必ず重加算税になりますか？

紛失だけで一律に結論が決まるものではありません。税務上の要件と事実を確認します。資料不足を隠すために架空の領収書を作るなど、事実と違う説明はしないでください。

去年の申告が間違っていたら、その場で出し直しますか？

まず対象年・税目、計算、根拠、前後の申告への影響を確認します。納め不足と納め過ぎでは手続きも違います。通知と提出の時期も関係するため、資料を整理して対応を判断します。

期限までの復元は、大きな金額だけで優先順位を決めない

税務署が具体的に求めている取引、回答期限、取得にかかる時間、申告全体への影響を整理します。金額が大きい資料から集めることもありますが、それだけで足りるとは限りません。売上に対応する材料費や、年末の在庫・未払、外注と給与の区分など、ほかの計算へつながる資料も関係します。

再取得が容易な電子請求書と、確認に日数がかかる古い取引先資料を分け、誰が何を探すかを決めます。経営者が全てを探してから税理士へ渡す方法だけでなく、今ある資料を先に共有し、追加が必要な項目を当事務所からご案内する分担もできます。

この分担表は作業の整理例です。記帳の復元、過年度申告、調査対応の全てが同じ料金へ自動的に含まれるものではなく、受任範囲と作業量を確認してご説明します。

後から見つかった資料を、重複させず追加する

例えば、振込と請求書から外注費を復元した後に、同じ取引の領収書が見つかる場合があります。見つかった領収書を新たな経費として足すのではなく、既に作った復元表の該当行へ対応させます。取引先、日付、対象業務、請求番号等で同一かを確認します。

一枚の請求書に複数月が含まれる、何件かをまとめて振り込んだ、一部を返品・返金したなどの場合は、一対一で一致しないこともあります。差額をそのまま経費にせず、取引のまとまりと調整の内訳を確認します。

表の数字を変更したときは、変更前・変更後と確認した資料を残します。税務署へ提出済みなら、どの回答へ影響するかを整理し、追加説明の方法を確認します。社内でファイルを置き換えただけでは、相手に訂正内容が伝わったことにはなりません。

災害・水損・端末故障などで資料を失った場合

残っている紙、バックアップ、サービス側の履歴、取引先が保管する資料などを確認します。被害の時期・範囲と、どの帳簿やデータが失われたかを分けて残してください。復旧作業では、元媒体へ上書きして取得可能なデータまで失わないようにします。

災害等による資料の喪失と、個別の税務上の取扱い・手続きは別に確認します。領収書がなくなった事情があるから自由な概算額を申告できる、必要な資料の提示を全て断れるといった結論に広げないことが必要です。現在の税務署への回答期限や依頼内容も含め、当事務所へお知らせください。

ばらばらの資料も、秋田税理士事務所へご相談ください

初回相談は無料です。税務署の任意調査対応の着手金の掲載額は法人30万円・個人20万円です。過年度の申告書作成や成功報酬等とは区別し、税務調査サービスの料金に基づき、資料の状態とご依頼範囲に応じた消費税込みの支払総額をご説明します。

資料を探す作業と税務署への回答を同時に一人で抱えず、当事務所へ現在の状態をお伝えください。調査後は、税務顧問・経理支援を含め、毎月の資料の集め方と記帳の分担までご案内します。

突然の税務調査も、地元秋田の税務調査レスキューがサポートします！

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