【起業後の手続き】やらないと困る日々の手続きを新宿の税理士が解説
脱サラして起業しましたが、バックオフィス業務ってどんなものがあるんでしょうか？
たとえば次のものが挙げられます。
<バックオフィス業務の一例>
- 契約書の作成
- 請求書の発行
- 入金確認
- 経理業務
自分でできるものについて、人にお願いするにあたっては人に指示だしをするのが大変ですね。そして、経理業務を含む税務申告業務は自分でやるのは自殺行為です。貴重な時間を営業等に使わずに、簿記の勉強に充てたりするのは時間の無駄です。
経理・申告業務など、税理士に依頼できるものは依頼しましょう。
この記事では、これらのバックオフィス業務手続きについて新宿の税理士 坂根が解説します。
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商品を売ったりサービス提供を行っても、通常お金は即時に入金されません。
確かに、美容院や小売店など、現金商売のビジネスであればその場でお金が入ります。
しかし、B to B（会社間取引）の場合、通常現金取引は行われません。
サービス提供完了後、後日お金が振り込まれることが一般的です。
会社の売上に関連する取引は一般的に以下の流れで行われます。
- 営業活動及び準備
- 契約書の締結
- サービス提供
- 請求書の発行
- 入金確認
- 経理業務
当然、売上を上げるためには営業活動が必要です。
ただし、営業活動を終えた後には契約書の締結や請求書の発行等の手続きが必要です。
相手との関係性によっては省くケースも多いと思いますが、揉めたときに困ります。やるべきことはきっちりやっておかないと、いざというとき後悔します。
また、サービス提供が完了しても、即時にお金が振り込まれるわけではありません。
取引先ごとに、いくら回収できるお金があるか、いつ回収できるかを把握(債権管理)し、料金の請求も忘れず行えるよう管理しておきましょう。
１．営業活動及び準備
売上を得るために、まずは営業活動が必要です。
会社の備品を揃えたり、名刺の発注、Webページの制作など、やらなければならないことは多々あります。
大企業であれば総務部が担当する業務が殆どですが、起業後は、当然ながらこれらの業務を自身で行わなければなりません。
２．契約書の締結
契約書は、トラブルが起きた際に身を守るために必要です。
『面倒だから』と契約書の作成を行わないのは危険です。
なぜなら、万が一トラブルが起こった際、契約書が無ければ基本は泣き寝入りするしかないからです。
恥ずかしながら、わたし自身トラブルに巻き込まれたことがあります(相手が契約違反をしているので、相手が悪いと思います)が、それは契約書がなければ、困っていたと思います。
どのような仕事を行うか、料金はいくらにするか等、口約束ではなく、書面に残すことで後々のトラブルを減らすことができます。
特に、規模が大きい取引でトラブルが起きた場合、そのまま倒産に至るかもしれません。
従って、契約書の作成は必須の作業です。
大企業であれば法務部が契約書の作成等を行ってくれますが、起業した場合は自身で契約書を作成し、不安があれば弁護士に契約書の確認(リーガルチェック)を受けることをお勧めします。
契約書を作成してほしい、契約書の確認をしてほしいという要望があれば弁護士もご紹介していますので、問い合わせフォームに弁護士を紹介してほしい旨、ご連絡ください。
３．サービス提供
締結した契約に基づき、相手方に対してサービス提供を行います。
ここは言うまでもなく、本業の部分です。
３．請求書の発行
相手から代金をもらうためには、請求書の発行が欠かせません。
仲が良い相手なら良いかもしれませんが、「〇万円を××の口座に振り込んでおいて」と口頭で言うわけにはいかないからです。
支払時期や金額、振込先の口座を明記し、相手方に請求書の交付を行います。
なお、請求書の発行手続きは意外と手間がかかります。なぜなら、同じ相手であっても、基本的には毎月発行しなければならないからです。
取引先が1社だけならまだしも、10社、100社と、取引先が増えれば増える程、この手続きは大変になります。
大企業であれば経理部が担当してくれることが多い業務ですが、これもまた、起業直後にスタッフがいないのであれば自身で行わなければなりません。
４．入金確認
入金確認も大事な作業です。
入金確認は、インターネットバンクであれば自宅やオフィスで手軽に行うことができますが、そうでない場合、入金の都度銀行のATMに出向くのが大変です。
月に数件しか取引がないのであればまだ良いですが、B to C(一般消費者向け)ビジネスのように、毎日何件も取引がある場合、入金確認は非常に手間がかかります。
特に信用金庫や地銀の場合はインターネットバンクに対応していなかったり、土日にATMが空いていないこともあります。どの銀行が良いかというのは借入を希望しているのか、手数料の安さを選ぶのか、信用力で選ぶのか等によって異なります。
５．領収書の発行
相手によっては、領収書の発行が必要です。
関係性によっては省略するケースもあると思いますが、領収書は相手にとって、料金を確かに支払ったことを証明する手段となるからです。
起業直後、スタッフがいないのであれば自分で対応するしかありません。
６．債権回収
万が一、入金が行われずに支払いが遅延している場合、相手に対して料金の支払いを催促しなければなりません。
ここで回収できればまだ良いですが、回収できない場合は取引の停止や、弁護士に依頼して回収するケースもあります。
金額が小規模な場合は債権回収作業を放棄し、泣き寝入りすることも考えられますが、回収できなければ売った分丸々の損失が発生します。
従って、債権回収は粘り強く行わなければならない業務です。
もし回収できそうにないのであれば弁護士に依頼しましょう。お問い合わせいただければ、債権回収が得意な弁護士をご紹介します。
７．帳簿付け
ビジネスを始めた場合、ビジネス版の家計簿の作成が必要です。
売上や経費が発生すれば、それらの取引を会計ソフトに入力し、集計を行う必要があります。
これは大企業であれば経理部の業務であり、簿記の知識が求められます。
従って、経営者自らが行うことは現実的ではありません。
調べたりすると時間がかかるうえ、間違っていると融資で不利になったり、税務調査で罰金を支払う羽目になりかねません。
ちなみに最近クラウド会計が話題になっていますが、現状、過大広告です。簿記の知識が無いときちんと作ることができません。
そのため、起業当初は、帳簿付けは税理士に委託するケースが一般的です。弊社は業界最安水準の以下の格安サービスもご提供していますので、ぜひご依頼ください。
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起業後の手続きを全て自ら行っていると、営業活動に充てる時間が無くなってしまいます。
売上が確実にあがるのであれば、最初からパートタイマーの方を雇ったりして対応してもらうと良いでしょう。
また、起業後は専門家に相談できる体制を早期に整えることが大切です。
今はインターネットに情報があふれていますが、本当に必要なものを取捨選択することは難しく、誤った知識を持ってしまう方も少なくありません。
今はあらゆる面でスピードが求められる時代であり、専門家に相談できる体制構築が不可欠です。
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